Chào mừng mọi người đến với bài bài viết về danh mục dữ liệu khách hàng trong SAP S/4HANA Cloud thuộc phân hệ FICO. Ở bài viết này mình sẽ giới thiệu cách khai báo và quản lý danh mục dữ liệu khách hàng trên hệ thống SAP S/4HANA Cloud, cụ thể là cách tạo một đối tác kinh doanh (Business Partner) để quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Tổng quan về danh mục dữ liệu khách hàng trong SAP S/4HANA Cloud.
SAP S/4HANA Cloud Public Edition là một giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây, hoạt động theo mô hình Software-as-a-Service (SaaS), cho phép truy cập từ bất kỳ trình duyệt web nào và được cập nhật tự động bởi SAP, đảm bảo các tính năng mới nhất như AI, học máy, và tự động hóa quy trình (RPA). Hệ thống này tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, mua hàng, bán hàng, và sản xuất, đồng thời hỗ trợ các giải pháp ngành cụ thể, ví dụ như bán lẻ hoặc sản xuất.
Trong SAP S/4HANA Cloud, danh mục dữ liệu khách hàng được quản lý thông qua khái niệm Business Partner (BP), tức là đối tác kinh doanh. Business Partner là một thực thể trung tâm, cho phép quản lý thông tin của nhiều loại đối tác khác nhau, như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hoặc thậm chí các cơ quan bên ngoài như ngân hàng hay cơ quan thuế. Điều đặc biệt là một Business Partner có thể giữ nhiều vai trò (roles) cùng lúc, ví dụ vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Từ phiên bản SAP S/4HANA, SAP đã tập trung xây dựng một giao diện quản lý tập trung cho Business Partner, giúp các bạn tạo, chỉnh sửa, và xem thông tin trên cùng một màn hình, gọi là Business Partner Master Data. Giao diện này đảm bảo dữ liệu đồng nhất, tránh việc nhập liệu trùng lặp giữa các bộ phận như kế toán và bán hàng.
- Phân loại đối tác (Category): Xác định đối tác thuộc nhóm nào, như cá nhân (Person), tổ chức (Organization), hay nhóm (Group).
- Vai trò (Roles): Xác định vai trò của đối tác, như khách hàng (Customer - FI-Customer, SD-Customer) hoặc nhà cung cấp (Supplier).
- Nhóm tài khoản (Account Group): Gom các đối tác có đặc điểm tương tự để quản lý và báo cáo dễ dàng hơn.
- Dãy số (Number Range): Quy định cách hệ thống tạo mã cho Business Partner, bao gồm internal (tự động) và external (tùy chỉnh).
- Thông tin chi tiết: Bao gồm thông tin chung (General Data), thông tin kế toán (Company Code Data), và thông tin bán hàng (Sales Area Data).
- Person (Cá nhân): Dành cho đối tác là cá nhân, như khách hàng lẻ hoặc nhân viên. Các thông tin khai báo bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số điện thoại, hoặc email. Ví dụ, một khách hàng mua lẻ tại cửa hàng có thể được khai báo dưới dạng Person với thông tin cá nhân cơ bản.
- Organization (Tổ chức): Dành cho các doanh nghiệp hoặc công ty, như khách hàng doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp. Các thông tin cần khai báo bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email, và ngành nghề (như bán lẻ, sản xuất dược phẩm, hoặc sản xuất máy móc). Ví dụ, một công ty sản xuất có thể được khai báo dưới dạng Organization với mã số thuế và địa chỉ chi tiết.
- Group: Dành cho các nhóm đối tác, như hiệp hội hoặc tập đoàn. Thông tin khai báo bao gồm tên nhóm, loại nhóm (như WHO - Tổ chức Y tế Thế giới), và các thông tin liên quan. Loại này ít phổ biến hơn trong các doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
Việc chọn đúng category rất quan trọng vì nó quyết định các trường thông tin cần nhập. Ví dụ, nếu chọn Person, hệ thống sẽ yêu cầu ngày tháng năm sinh, còn nếu chọn Organization, hệ thống sẽ yêu cầu mã số thuế.
Sau khi chọn category, các bạn cần xác định vai trò (role) của Business Partner. Trong SAP S/4HANA Cloud, mỗi Business Partner có thể có nhiều vai trò, như:
- FI-Customer (Khách hàng kế toán): Quản lý các thông tin liên quan đến kế toán, như công nợ phải thu, điều khoản thanh toán, hoặc tài khoản đối ứng.
- SD-Customer (Khách hàng bán hàng): Quản lý các thông tin liên quan đến bán hàng, như tổ chức bán hàng, kênh phân phối, hoặc điều kiện giao hàng.
- Supplier: Dành cho nhà cung cấp, bao gồm thông tin kế toán (FI-Supplier) và mua hàng (MM-Supplier).
- Nhân viên hoặc đối tác nội bộ: Dành cho nhân viên kinh doanh hoặc các đơn vị nội bộ.
Ví dụ, khi tạo một khách hàng, các bạn cần chọn ít nhất hai vai trò: FI-Customer (cho kế toán) và SD-Customer (cho bán hàng). Nếu đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, các bạn có thể thêm cả vai trò Supplier. Việc khai báo vai trò giúp hệ thống tự động liên kết dữ liệu giữa các phân hệ, như kế toán (FI) và bán hàng (SD).
Nhóm tài khoản (Account Group) giúp gom các Business Partner có đặc điểm tương tự để quản lý và báo cáo dễ dàng hơn. Account Group quy định ba yếu tố chính:
- Dãy số (Number Range): Quy định cách tạo mã Business Partner, bao gồm:
-
- Internal Number Range: Hệ thống tự động sinh mã, tăng dần từ 1 đến n. Phù hợp cho khách hàng trong nước hoặc quốc tế để tránh quản lý mã thủ công. Ví dụ, hệ thống có thể tạo mã khách hàng như 1000001, 1000002, v.v.
- External Number Range: Các bạn tự nhập mã, phù hợp cho đối tác nội bộ như nhân viên kinh doanh hoặc công ty con trong tập đoàn, nơi mã có thể được lấy từ hệ thống HR hoặc hệ thống khác. Ví dụ, mã nhân viên có thể là NV001, NV002.
- Khách hàng vãng lai (One-Time Customer): Account Group quy định liệu Business Partner có phải là khách hàng vãng lai hay không. Khách hàng vãng lai là những khách hàng chỉ giao dịch một lần, không cần lưu trữ thông tin chi tiết trong danh mục. Thông tin của họ được nhập trực tiếp vào chứng từ (như hóa đơn) thay vì danh mục Business Partner, giúp giảm dữ liệu dư thừa. Ví dụ, một khách hàng mua lẻ một lần tại cửa hàng có thể được quản lý như khách hàng vãng lai.
- Trường bắt buộc và ẩn: Account Group xác định các trường thông tin bắt buộc (như mã số thuế, địa chỉ) hoặc ẩn (như ngày sinh đối với tổ chức). Điều này giúp chuẩn hóa dữ liệu và giảm sai sót khi nhập liệu.
Ví dụ, một Account Group cho khách hàng bán lẻ có thể yêu cầu nhập tên và địa chỉ, nhưng không yêu cầu mã số thuế. Ngược lại, một Account Group cho khách hàng doanh nghiệp sẽ bắt buộc nhập mã số thuế và tài khoản đối ứng.
Để tạo một khách hàng hoàn chỉnh, các bạn cần khai báo thông tin ở ba phần chính khi khai báo thông tin chi tiết của Business Partner
General Data (Thông tin chung): Đây là thông tin cơ bản, dùng chung cho tất cả vai trò của Business Partner, đảm bảo dữ liệu đồng nhất giữa các bộ phận như kế toán và bán hàng. Các thông tin bao gồm:
- Tên (họ tên cho cá nhân, tên công ty cho tổ chức).
- Tên viết tắt (tên ngắn gọn).
- Địa chỉ (đường, thành phố, quốc gia).
- Mã số thuế.
- Số điện thoại, email.
- Phân loại ngành nghề (như bán lẻ, sản xuất dược phẩm, sản xuất máy móc). Ví dụ, một công ty sản xuất có thể được khai báo với tên công ty, mã số thuế, và địa chỉ trụ sở, được sử dụng chung cho cả kế toán và bán hàng.
Company Code Data (Thông tin kế toán): Đây là thông tin liên quan đến phân hệ tài chính-kế toán (FI), được khai báo theo từng Company Code (đơn vị công ty). Mỗi Company Code có thể có thông tin khác nhau cho cùng một khách hàng. Các thông tin quan trọng bao gồm:
- Reconciliation Account: Tài khoản đối ứng để ghi nhận công nợ phải thu, liên kết giữa phân hệ kế toán phải thu (FI-AR) và kế toán tổng hợp (FI-GL). Ví dụ, khi tạo hóa đơn bán hàng, hệ thống tự động hạch toán vào tài khoản này mà không cần chọn thủ công.
- Điều khoản thanh toán (Payment Terms): Quy định thời hạn thanh toán, như thanh toán ngay, 30 ngày, 60 ngày, hoặc 90 ngày.
- Phương thức thanh toán (Payment Method): Như tiền mặt, chuyển khoản, hoặc thẻ tín dụng.
- Quy tắc nhắc nợ (Dunning Procedure): Quy định cách gửi thư nhắc nợ cho khách hàng quá hạn thanh toán. Ví dụ, hệ thống có thể gửi thư nhắc nợ lần 1 sau 90 ngày, lần 2 sau 120 ngày, với các mức độ nhắc nợ khác nhau. Lưu ý: Phải khai báo thông tin Company Code Data để hạch toán công nợ phải thu. Nếu chỉ khai báo General Data, các bạn sẽ không thể ghi nhận bút toán liên quan đến công nợ.
Sales Area Data (Thông tin bán hàng): Đây là thông tin liên quan đến phân hệ bán hàng (SD), chỉ cần khai báo nếu khách hàng có giao dịch bán hàng, như tạo đơn hàng hoặc giao hàng. Sales Area bao gồm ba thành phần:
- Sales Organization: Tổ chức bán hàng, như chi nhánh hoặc khu vực bán hàng.
- Distribution Channel: Kênh phân phối, như bán trực tiếp, bán online, hoặc bán qua đại lý.
- Division: Nhóm sản phẩm, như thực phẩm, điện tử, hoặc dược phẩm. Các thông tin khác bao gồm:
- Chính sách giá (như giá bán lẻ, bán sỉ, hoặc giá nội bộ).
- Địa chỉ giao hàng (có thể khác với địa chỉ trong General Data).
- Điều khoản thanh toán và tài khoản doanh thu (như doanh thu trong nước hoặc xuất khẩu). Ví dụ, một khách hàng mua online có thể thuộc Sales Organization “Online Sales”, Distribution Channel “E-commerce”, và Division “Consumer Goods”. Nếu khách hàng không có giao dịch bán hàng (ví dụ, chỉ liên quan đến kế toán), các bạn không cần khai báo Sales Area Data.
Khách hàng vãng lai là những khách hàng chỉ giao dịch một lần, không cần lưu trữ thông tin chi tiết trong danh mục Business Partner. Để quản lý khách hàng vãng lai, các bạn chọn một Account Group dành riêng cho loại này. Đặc điểm của khách hàng vãng lai:
Thông tin chi tiết (như tên, địa chỉ, ngân hàng) được nhập trực tiếp vào chứng từ, như hóa đơn bán hàng, thay vì lưu trong danh mục Business Partner.
Giảm dữ liệu dư thừa, giữ danh mục gọn gàng. Ví dụ, khi bán hàng cho một khách lẻ tại cửa hàng, các bạn nhập tên và địa chỉ của họ vào hóa đơn, và hệ thống lưu thông tin này trong chứng từ thay vì tạo một Business Partner mới.
Để quản lý danh mục khách hàng hiệu quả trên SAP S/4HANA Cloud, các bạn cần lưu ý:
- Đồng nhất dữ liệu: General Data đảm bảo thông tin chung được sử dụng bởi cả kế toán và bán hàng, tránh nhập liệu trùng lặp. Ví dụ, nếu bộ phận kế toán nhập tên khách hàng khác với bộ phận bán hàng, báo cáo sẽ không chính xác.
- Chọn đúng Account Group: Account Group giúp phân loại khách hàng và quy định các trường bắt buộc, như mã số thuế cho doanh nghiệp hoặc địa chỉ giao hàng cho khách bán lẻ.
- Sử dụng Number Range hợp lý: Internal Number Range phù hợp cho khách hàng thông thường, còn External Number Range dành cho đối tác nội bộ hoặc khi cần đồng bộ với hệ thống khác.
- Khai báo đầy đủ Company Code Data: Để hạch toán công nợ, phải khai báo Reconciliation Account và các thông tin liên quan.
Đây là phần nội dung lý thuyết, bài tiếp theo mình sẽ chia sẻ thông tin thực hành về cách quản lý danh mục khách hàng trong hệ thống SAP S/4HANA Cloud.