Xin chào các bạn, như tiêu đề, bài viết này mình viết về kế toán phải thu (Accounts Receivable) trên SAP S/4HANA Cloud. Bài viết này mình sẽ giải thích một số thông tin kế toán phải thu là gì, các chức năng chính của nó trên SAP S/4HANA Cloud, và hướng dẫn từng bước cách quản lý công nợ phải thu, từ tạo danh mục khách hàng, ghi nhận hóa đơn, đến chạy báo cáo.
Bài viết này sẽ tập trung vào ba phần lớn. Phần đầu tiên là quản lý danh mục dữ liệu trong kế toán phải thu, đặc biệt là danh mục khách hàng, vì đây là nền tảng để theo dõi công nợ. Mình cũng sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo khách hàng trên SAP S/4HANA Cloud và xem báo cáo danh sách khách hàng. Phần thứ hai là các nghiệp vụ chính của kế toán phải thu, như ghi nhận hóa đơn, thu tiền, cấn trừ công nợ, hay quản lý thư nhắc nợ. Phần cuối cùng là báo cáo, giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về công nợ phải thu, hỗ trợ lãnh đạo quản lý dòng tiền hiệu quả. Mục tiêu là giúp các bạn không chỉ hiểu lý thuyết mà còn biết cách áp dụng ngay vào công việc thực tế.
Kế toán phải thu, hay Accounts Receivable (AR), là một phân hệ con trong module kế toán tài chính (FI) của SAP S/4HANA. Trong FI, các bạn có các phân hệ như kế toán tổng hợp (General Ledger), kế toán phải trả (Accounts Payable), kế toán tài sản (Asset Accounting), và kế toán phải thu trong bài viết này. AR chịu trách nhiệm ghi nhận và theo dõi tất cả dữ liệu kế toán liên quan đến khách hàng, như công nợ phải thu từ việc bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Điểm đặc biệt của SAP là nó tích hợp chặt chẽ với phân hệ bán hàng (Sales and Distribution - SD).
Khi các bạn ghi nhận một hóa đơn trong AR, hệ thống tự động cập nhật vào sổ cái và sổ tổng hợp, không cần kết chuyển thủ công như một số phần mềm kế toán khác. Ví dụ, các bạn bán hàng cho khách, nhập hóa đơn 50 triệu, SAP sẽ tự ghi vào tài khoản công nợ phải thu và đồng bộ với kế toán tổng hợp, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu thống nhất.
SAP S/4HANA Cloud còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ quản lý công nợ. Ví dụ, các bạn có thể theo dõi hóa đơn nào chưa thu tiền, hóa đơn nào quá hạn, hoặc dùng chức năng thư nhắc nợ (Dunning Letter) để gửi thông báo cho khách hàng chậm thanh toán. Hệ thống cũng hỗ trợ báo cáo tuổi nợ, giúp các bạn biết khách hàng nào nợ bao lâu, từ đó lên kế hoạch thu tiền. Cuối kỳ, SAP hỗ trợ đánh giá tỷ giá cho các hóa đơn bằng ngoại tệ, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán. Những tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ minh bạch, hiệu quả hơn.
Tiếp theo, mình sẽ hướng dẫn từng bước cách quản lý kế toán phải thu trên SAP S/4HANA Cloud.
I/ Quản lý danh mục khách hàng
Danh mục khách hàng là nền tảng của kế toán phải thu. Trên SAP S/4HANA Cloud, các bạn cần nhập thông tin khách hàng, như tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, hay điều khoản thanh toán. Ví dụ, các bạn làm cho VinMart, khách hàng có thể là công ty phân phối thực phẩm, cần lưu đầy đủ thông tin để theo dõi công nợ. Để tạo khách hàng, các bạn vào ứng dụng Manage Business Partner trên giao diện Fiori, chọn vai trò Customer, nhập các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, rồi lưu lại. Sau khi tạo, các bạn có thể chạy báo cáo danh sách khách hàng qua ứng dụng Display Customer List để kiểm tra, đảm bảo thông tin chính xác trước khi ghi nhận công nợ.
II/ Ghi nhận hóa đơn khách hàng
Có hai luồng để tạo hóa đơn trong SAP S/4HANA. Luồng thứ nhất là tích hợp với phân hệ bán hàng (SD), áp dụng khi bán hàng hóa có tồn kho. Quy trình bắt đầu từ tạo đơn đặt hàng (Sales Order), xuất kho (Delivery), rồi ghi nhận hóa đơn (Billing Document). Ví dụ, các bạn bán điện thoại cho khách qua cửa hàng A, tạo đơn hàng trên SAP, xuất kho, rồi lập hóa đơn 20 triệu, hệ thống tự ghi công nợ phải thu. Luồng thứ hai là ghi nhận trực tiếp trong phân hệ FI, áp dụng cho các khoản không qua bán hàng, như thanh lý tài sản cố định, phạt hợp đồng, hay thu nhập khác như hoa hồng. Để tạo hóa đơn trực tiếp, các bạn vào ứng dụng Post Incoming Invoice, nhập thông tin khách hàng, số tiền, tài khoản công nợ, rồi lưu. Hóa đơn sẽ tự động cập nhật vào sổ cái.
III/ Ghi nhận thu tiền và cấn trừ công nợ
Sau khi có hóa đơn, các bạn cần theo dõi khách hàng thanh toán. Để ghi nhận thu tiền, các bạn vào ứng dụng Process Incoming Payments, chọn khách hàng, nhập số tiền thu, như 20 triệu, rồi lưu. SAP hỗ trợ cả thu tiền toàn phần và từng phần. Nếu khách hàng đặt cọc trước, như đặt cọc 30% cho đơn hàng, các bạn dùng chức năng Down Payment Request để ghi nhận. Ngoài ra, SAP có chức năng cấn trừ công nợ (Clearing), ví dụ khi khách hàng A vừa là nhà cung cấp của các bạn, các bạn cấn trừ công nợ phải thu và phải trả để giảm giao dịch tiền mặt. Để cấn trừ, các bạn vào ứng dụng Clear Incoming Payments, chọn các hóa đơn liên quan, rồi thực hiện cấn trừ.
IV/ Quản lý thư nhắc nợ
Nếu khách hàng chậm thanh toán, các bạn dùng chức năng Dunning để tạo thư nhắc nợ. Vào ứng dụng Manage Dunning, chọn khách hàng quá hạn, hệ thống sẽ tạo mẫu thư nhắc nợ tự động, gửi qua email hoặc in ra. SAP còn hỗ trợ tạo biên bản xác nhận công nợ (Balance Confirmation) cuối kỳ, để đối chiếu số dư với khách hàng, đảm bảo minh bạch.
V/ Chạy báo cáo công nợ phải thu
Báo cáo là phần quan trọng để quản lý công nợ. SAP S/4HANA cung cấp nhiều báo cáo hữu ích. Báo cáo Accounts Receivable Overview cho cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ, như tổng số tiền phải thu, số tiền quá hạn. Báo cáo Customer Balances hoặc Customer Line Items giúp các bạn xem số dư hoặc chi tiết từng chứng từ của khách hàng. Báo cáo Overdue Receivables và Days Sales Outstanding (DSO) hỗ trợ phân tích tuổi nợ, giúp lên kế hoạch thu tiền. Để chạy báo cáo, các bạn vào ứng dụng Analytics, chọn báo cáo phù hợp, nhập tiêu chí như khách hàng, ngày tháng, rồi xem kết quả. Ví dụ, các bạn làm ở FPT, cần biết khách hàng nào nợ quá 30 ngày, báo cáo Overdue Receivables sẽ liệt kê chi tiết.
Hi vọng qua bài viết này sẽ giúp các bạn nắm tổng quan cách quản lý kế toán phải thu trên SAP S/4HANA Cloud, từ tạo khách hàng, ghi nhận hóa đơn, thu tiền, đến chạy báo cáo. Hệ thống tích hợp chặt chẽ, xử lý thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
Nếu các bạn có thắc mắc, cứ để lại comment bên dưới bài viết nhé.