Xin chào các bạn, bài viết này mình sẽ nói sơ qua về phần quản lý nhân sự trong hệ thống SAP S/4 HANA. Bài viết này được tham khảo từ khóa học SAP Learning Journey thuộc chương trình giảng dạy của Abeo Academy - đây là bài giảng về Quản trị nhân sự trong hệ thống SAP từ chị Nguyễn Thị Huyền, hiện đang công tác tại Deloitte Consulting Việt Nam.
Lưu ý, trong bài viết này có khá nhiều từ học thuật và đối với các bạn chưa quen về hệ thống sẽ khá rối não.
Và mình cũng hi vọng qua bài viết này, các bạn có thể hiểu được khái niệm thế nào là một Structure và trong module về nhân sự của SAP sẽ có bao nhiêu Structure, mỗi Structure được hình thành, có mối liên hệ như thế nào. Các Object Type về Org Unit (Phòng ban - Đơn Vị), Position (Vị trí Công việc), Job (Chức danh công việc), Cost Center (Trung tâm chi phí), Person (Nhân viên) có vai trò gì trong hệ thống.
Trong công tác quản trị doanh nghiệp hiện nay, phần quản lý nhân sự (HR) là một phần rất riêng biệt, khá đặc thù và được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng. Đối với các bạn chuyên về hệ thống, trước đây có thể bạn sẽ nghe đến các phần mềm nhân sự, phần mềm HR (Human Resources), hoặc sau này có thể nghe về HCM (Human Capital Management) trong hệ thống SAP S/4 HANA.
Đối với xu hướng mới hiện nay, mọi người sẽ nói đến phần trải nghiệm của nhân viên (HXM - Human Experience Management) nhiều hơn là HR hay HCM.
Tổng quan về quy trình quản trị nhân viên ở một doanh nghiệp, chúng ta thường đi qua quy trình gọi là "Hire to re-hire". Quy trình này sẽ đi từ bước tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo, đánh giá, phát triển, hoạch định cán bộ nguồn, chế độ chính sách, quản lý thông tin nhân viên,... đi kèm đó là những hoạt động phát triển như là văn hóa doanh nghiệp, nâng cao kiến thức nghiệp vụ, chuyên môn, chế độ chính sách đãi ngộ, xây dựng đội ngũ kế thừa,...
Tổng hợp tất cả các thông tin đó được đưa vào hệ thống quản trị sẽ cần sử dụng các nền tảng công nghệ như lưu trữ đám mây, hay phần hỗ trợ trải nghiệm cho nhân viên về social, mobile, chatbot, web portal,... Các phần thông tin về quản trị vẫn sẽ chuyên về các nghiệp vụ quản trị thông tin nhân viên như tuyển dụng, đào tạo, quản lý mục tiêu, đánh giá hiệu quả công việc, các chính sách phúc lợi,... Tất cả các nhu cầu đó đều được xây dựng trên nền tảng gọi là Core HR (quản lý thông tin nhân sự cốt lõi). Trong Core HR sẽ liên quan đến việc lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên, quản trị sơ đồ tổ chức, chính sách lương,...
Các nền tảng kể trên sẽ giúp quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp và được gọi là Human Experience Management (HXM).
Quản trị nguồn nhân lực sẽ có rất nhiều nghiệp vụ nhưng trong bài viết này, mình sẽ hướng đến 2 phần chính:
- Sơ đồ tổ chức: Organizational Management
- Quản lý thông tin nhân viên: Core HR
I - Quản trị sơ đồ tổ chức - Organizational Management in HXM
Đối với một doanh nghiệp, việc xây dựng hệ thống thông tin nhân sự cốt lõi (Core HR) nhằm hướng đến việc quản trị thông tin về nguồn nhân sự mà doanh nghiệp đó đang có. Khi đó, người quản trị sẽ biết thông tin cá nhân của nhân sự trong doanh nghiệp là gì, công việc của họ ra sao, lộ trình phát triển như thế nào,... Các thông tin dữ liệu đó trong hệ thống SAP được gọi là Foundation Data.
Nền tảng về loại dữ liệu này có rất nhiều loại: Org Structure, Job Structure, Pay Structure, hoặc là các thông tin đặc thù riêng mà doanh nghiệp có thể phát triển thêm trong quá trình vận hành. Dựa vào các nền tảng dữ liệu vừa nêu, doanh nghiệp có thể xây dựng được các workflow để kiểm soát các luồng thông tin dữ liệu có sẵn. Và thông tin của người nhân viên được quản lý thông qua trang gọi là Portlet (trang thông tin).
Employee Central Foundation Data
Từ đây, chúng ta sẽ bắt đầu làm quen với một số khái niệm trong hệ thống SAP, module quản trị về nhân sự, phần Org. Structure sẽ có 4 Org. chính:
- Organization Structure: Quản lý về mặt tổ chức vận hành của đơn vị.Ví dụ từ cấp tập đoàn đến tổng công ty, công ty, business line bên bán hàng, phòng sản xuất, phòng kinh doanh hoặc dịch vụ. Bên dưới sẽ có phòng ban, chi nhánh, đội, tổ, nhóm,...
- Job Structure: Phần này quản lý về chức danh công việc. Với Job Structure sẽ phân loại được nhiệm vụ, chức năng công việc, trách nhiệm,... cho từng vị trí tương ứng với từng con người. Khi đó người nhân viên sẽ biết được chính xác công việc họ phải làm, chức năng, nhiệm vụ của họ trong tổ chức này là gì.
- Pay Structure: Đây sẽ là phần kiểm soát về bảng lương. Thông thường Pay Structure sẽ dựa vào Job Structure và sẽ được cập nhật theo thị trường và độ phát triển của doanh nghiệp và thiên về từng nhóm, từng mảng và thông thường được căn cứ vào vị trí, level của nhân sự trong Job Structure.
- Location Structure: Đây là phần thiên về mặt vật lý hơn, giúp cho doanh nghiệp tổ chức quản lý theo khu vực vùng miền địa lý. Ví dụ như có miền Bắc, Trung, Nam; Doanh nghiệp sẽ có chi nhánh phía Bắc, chi nhánh khu vực miền Trung, chi nhánh phía Nam, Văn phòng đại diện,…
Với khái niệm chung về 4 Structure trên, chúng ta sẽ bắt đầu hình dung mối quan hệ qua lại để định hình tổ chức.
Tùy theo mô hình quản trị, mục tiêu phát triển hoặc trong quá trình tái cơ cấu của doanh nghiệp mà có khá nhiều thứ thường cần sự tư vấn của một đơn vị thứ 3 (Third party). Khi đó đơn vị tư vấn sẽ tiến hành khảo sát nghiệp vụ, khảo sát mô hình, lấy thông tin định hướng phát triển,... để giúp doanh nghiệp cơ cấu lại tổ chức của mình.
Ở đây chúng ta cần phân biệt về vị trí (Position) và công việc (Job).
- Đối với Position, đây chính là vị trí công việc, thường gắn với Org. Unit - một đơn vị nhỏ trong Org. Structure
- Còn đối với Job, đây là chức danh công việc, đối tượng dùng để định nghĩa và phân loại, tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi nhóm vị trí công việc.
Thường tổ chức sẽ đi từ nhóm Group rồi đến Product Line tùy theo doanh nghiệp chỉ thiên về ngành dịch vụ, hay ngành sản xuất hoặc thiên về kinh doanh hay là mô hình từ Tập đoàn thì sẽ có những Business Line từ trên xuống bên dưới đơn vị như là các Công ty - Khối - Phòng ban,... được phân rã theo nhiều level để quản lý.
Với mỗi phòng ban cần các vị trí công việc đi kèm (Position) trong sơ đồ tổ chức.
Về phần Job Structure cũng tùy theo tính chất quy mô của mỗi doanh nghiệp, chúng ta sẽ có bộ chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp đi từ Job Family. Các đơn vị cấu trúc theo hướng tập đoàn thì thường chia nhỏ ra nữa từ Job Family, Sub Job Family, Job Function, Sub Job Function,...
Về Job Code thì thường được cấu trúc theo Position. Với mỗi Job Code thì thường có Job Grade. Ví dụ thực tế thường có các vị trí nhân viên tài chính level 1, level 2, level 3,...
Đối với khu vực địa lý trong phần Location Structure thì sẽ phân ra Location Group và Location. Ví dụ miền Bắc, miền Trung, miền Nam, trong khu vực miền Nam sẽ có khu vực Tp Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai,...
Các Object khác còn có là Company hay Cost Center đi theo.
Tổng hợp các thông tin bên trên, chúng ta sẽ thấy các thông tin có mối quan hệ với nhau, liên kết với nhau tạo ra một bức tranh tổng quan về mô hình sơ đồ tổ chức chung cho phần vận hành về nhân sự trong doanh nghiệp.
1/ Organization Structure
Sau khi đi qua các khái niệm về sơ đồ tổ chức, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn bên trong về các đối tượng của Organization Structure.
- Organization Unit: Đây là danh sách các đơn vị phòng ban có trong doanh nghiệp. Ở mỗi Org. Unit sẽ có chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau và có mối liên hệ đến các Org. Unit khác để tạo thành các mô hình về sơ đồ tổ chức. Một mô hình tổ chức hoàn chỉnh trong doanh nghiệp là một mô hình giúp tổ chức dễ dàng xem được các báo cáo ở mỗi đơn vị chính xác trong khoảng thời gian xác định. Mô hình này cũng linh hoạt đánh giá các thông tin tại mỗi phòng ban theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình.
Về mặt hệ thống, Org. Structure này phải đáp ứng được nhu cầu giúp tổ chức định nghĩa lại được sơ đồ tổ chức doanh nghiệp của mình trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Nghĩa là cần biết về start date, end date cụ thể của một Object. Ví dụ Phòng Nhân sự trong quá khứ 3 tháng trước, trước khi được cơ cấu tổ chức thì gọi là Ban Nhân Sự. Sự thay đổi hoặc cơ cấu lại của phòng ban có hiệu lực từ quá khứ, hiện tại và tương lai để hình thành lên một bức tranh tổng quan về sơ đồ tổ chức.
Trong hệ thống SAP ERP, phần quản trị nhân sự sẽ giúp quản lý được 3 loại Org. Chart khác nhau:
a/ Position Organization Chart
Đây là mô hình thể hiện mối liên hệ giữa các vị trí công việc (position) trong doanh nghiệp với nhau.
Ví dụ: Nhân viên phòng nhân sự chuyên về pay-roll thuộc quản lý của trưởng phòng nhân sự hoặc trường hợp QA Engineer sẽ report cho QA Manager.
Tất cả các position ở trong doanh nghiệp sẽ liên kết với nhau tạo thành Position Org. Chart. Trong mô hình này, hệ thống SAP sẽ cho chúng ta thấy rằng với mỗi position cụ thể, ai đang nắm giữ vị trí đó và đang quản lý bao nhiêu position bên dưới.
b/ Reporting Line Org. Chart
Từ Position Org. Chart ta có thêm Reporting Line Org. Chart bởi vì Position Org. Chart sẽ có nhân viên giữ một vị trí công việc nào đó. Từ mỗi thông tin đó, hệ thống sẽ có thêm Org. Chart thứ 2 là Reporting Line Org. Chart.
Trong hệ thống SAP, thế mạnh của SAP về phần nhân sự là phần workflow - set up ra các quy trình từ phê duyệt thông tin cho tất cả các mảng về quy trình từ quản lý thông tin nhân viên từ việc ai là người key-in dữ liệu, ai sẽ là người phê duyệt thông tin cuối cùng,...cho đến phần tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,... Tất cả đều có thể check workflow được và workflow đó dựa vào Position Org. Chart.
Tức là về mặt cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, doanh nghiệp và bộ phận nhân sự chỉ cần Definded ra Position Org. Chart, sau đó hệ thống sẽ tự động Generate ra Reporting Line Org. Chart. Và dựa vào 2 Org. Chart đó, hệ thống SAP có thể set up các workflow liên quan cho các quy trình về quản lý.
c/ Company Structure Overview
Đây là Org. Structure không tự generate ra dựa trên các thông tin trước đó mà cần phải được thiết kế, ghi nhận dữ liệu từ Business Unit (đơn vị vận hành, quản lý sơ đồ tổ chức) tại doanh nghiệp và được kết nối với nhau để tạo thành Structure.
Mỗi đơn vị trong đây là mỗi Org. Unit. Chúng ta sẽ biết được có bao nhiêu Position và Person thuộc Org. Unit đó và có bao nhiêu Org. Unit con thuộc Org. Unit level cao hơn.
Về Org. Chart (Business Unit), đặc biệt trong hệ thống SAP, hệ thống sẽ không giới hạn về mặt độ sâu của việc phân cấp cấu trúc (Group đến Product Line, Công ty, Khối, Phòng Ban,...) nhưng về mặt Best Practice thì thường chỉ nên phân cấp theo 7 level trong cấu trúc này. Đây là một ví dụ về sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp:
và đây là Org. Chart thể hiện trong hệ thống SAP.
2/ Object Type
Sau khi đã có khái niệm về Org. Chart, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể hơn về phần Object Type. Ở đây cần nói rõ với nhau trước rằng: trong quản trị nhân sự sẽ có rất nhiều Object Type khác nhau nhưng trong bài viết này mình chỉ đề cập một phần đến các Object Type trong mảng ERP - tức là phần hành về Nhân sự nhưng có mối liên hệ chặt chẽ đến ERP. Đây là những Object Type phục vụ cho việc vận hành ERP là chủ yếu chứ không hoàn toàn đầy đủ thông tin cho phần quản trị nhân sự riêng biệt nha mọi người.
a/ Position (Vị trí công việc)
Position chỉ được gắn liền với Org. Unit. Giữa các Org. Unit sẽ có mối quan hệ với nhau để hình thành lên Org. Structure và với mỗi Org. Unit chắc chắn phải có một Position liên quan trong đó.
Một ví dụ dễ hình dung hơn là một tòa nhà (Structure) có nhiều tầng, mỗi tầng sẽ có nhiều phòng (Org. Unit). Trong mỗi phòng sẽ có bàn làm việc và nhiều ghế xung quanh (Position) và ai ngồi lên ghế nào thì sẽ là Person nắm giữ Position đó.
Vậy Object Type của chúng ta có Org. Unit tới Position là hai Object Type để hình thành lên một sơ đồ tổ chức. Object Type tiếp theo sẽ là Job (chức danh công việc)
b/ Job
Trong hệ thống SAP, Object Type - Job là Object định nghĩa ra chức năng nhiệm vụ của từng vị trí mà nhân viên sẽ đảm nhiệm. Ví dụ khi các bạn đi ứng tuyển, chúng ta cần xem qua mô tả công việc trong tương lai (JD - Job Decriptions). Thì Job là một phần để hình thành lên JD ở bảng yêu cầu công việc trong tuyển dụng giúp cho việc lập kế hoạch (Organizational plan), thay đổi kế hoạch về nhân sự hoặc các chính sách về chiến lược nhân sự được quản lý tốt hơn.
Ở đây Job Structure rất quan trọng, nó sẽ defined ra cả phần Core tổ chức của doanh nghiệp, tham gia các quy trình đánh giá của doanh nghiệp đối với nhân viên,..
Jobs được tổ chức theo các nhóm công việc có tính chất/chức năng tương tự nhau gọi là Job Families
c/ Cost Center
Khi làm về hệ thống SAP ERP, các bạn sẽ thường nghe về khái niệm COST CENTER từ module FI-CO. Đây là khái niệm về tập hợp chi phí, trung tâm chi phí và luôn luôn được defined từ bên phòng tài chính. Khi bộ phận tài chính có các nhu cầu về việc tập hợp chi phí theo một đối tượng nào đó ví dụ như là theo phòng ban, chức danh, nhiệm vụ, khối chức năng...
Ví dụ một số doanh nghiệp có nhu cầu tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp, gián tiếp hoặc liên quan các phòng ban hỗ trợ,... Bộ phận tài chính sẽ yêu cầu Phòng nhân sự tập hợp các chi phí đó vào cost center theo chức năng, nhóm chức năng,... Khi đó bộ phận nhân sự sẽ dựa vào yêu cầu đó và cơ cấu lại tổ chức của mình để làm sao bảo đảm được chi phí đi theo đúng nhu cầu tập hợp chi phí của tài chính kế toán.
Như vậy Cost Center là Object Type được nhận từ bên kế toán và bên Nhân sự sẽ chỉ quản lý Cost Center dựa vào 2 Object Type chính là theo đơn vị (Org. Unit) và theo vị trí (Position).
d/ Person
Đây là đối tượng được nắm giữ/phân công vào Position. Với định nghĩa Person trong hệ thống SAP, chúng ta sẽ có phần quản lý thông tin nhân viên. Thông tin nhân viên sẽ được chia thành 2 nhóm thông tin:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, địa chỉ, thân nhân,...
- Thông tin tổ chức: Thông tin về hoạt động tại tổ chức như là đang làm ở đâu, phòng nào, vị trí nào, level nào, kết quả đánh giá,.…
Trong hệ thống SAP S/4 HANA, thông tin về nhân viên sẽ nằm ở phần Personnel Administration.
Chúng ta sẽ thấy được mối quan hệ: Người nhân viên (Person) sẽ nắm giữ (Hold) một vị trí công việc (Position) trong tổ chức. Trong đó Vị trí công việc (Position) sẽ trực thuộc một đơn vị nào đó trong tổ chức (Org. Unit). Và một đơn vị trong tổ chức (Org. Unit) sẽ có mối liên hệ với các đơn vị khác (Org. Unit)
Đây là bức tranh chung về sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp trong SAP.
Các Object Type này sẽ có mối liên kết chặt chẽ đến các phân hệ khác. Ví dụ bên nhân sự có các thông tin nền tảng về OM (Organizational Management) hay PA (Personnel Administration) là có thể tạo thành các Internal Order hay các Employee cho bên Sản xuất hoặc Kinh Doanh.
Ở phần 2, mình sẽ trình bày về Trung tâm quản lý thông tin nhân viên (Master Data HXM), các bạn nhớ đón xem nha.