Chào mừng bạn đến với bài viết này, mình muốn giới thiệu tổng quan về FICO trong SAP S/4HANA, một giải pháp quản trị tài chính và kế toán siêu mạnh, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và sẵn sàng cho kỷ nguyên số. Nếu bạn nào đã từng học qua hay làm qua về SAP sẽ biết FICO là gì, còn các bạn nào mới thì đây là cơ hội để tiếp thu kiến thức mới, hiểu rõ SAP S/4HANA FICO là gì, nó làm được gì, và tại sao nó quan trọng với doanh nghiệp. Bài viết này mình sẽ thiên về lý thuyết nhiều, để các bạn nắm chắc nền tảng trước đã.
Nói đơn giản, FICO là module cốt lõi trong hệ thống ERP của SAP S/4HANA, chuyên về hai mảng lớn: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính, gọi tắt là FI, là phần giúp doanh nghiệp làm các báo cáo tài chính nộp cho bên ngoài, như cơ quan thuế, Bộ Tài chính, hay ngân hàng khi cần vay vốn. Còn kế toán quản trị, gọi là CO, thì phục vụ nội bộ, giúp lãnh đạo phân tích chi phí, giá thành, lợi nhuận để ra quyết định kinh doanh. Hai phần này bổ trợ nhau, tạo thành một hệ thống quản trị tài chính siêu thông minh, chạy trên nền tảng HANA, xử lý dữ liệu thời gian thực, khác hẳn phiên bản ECC ngày xưa.
Trước tiên, mình nói về kế toán tài chính nha. Kế toán tài chính, hay FI, là phần mà doanh nghiệp dùng để làm báo cáo tài chính, đảm bảo minh bạch, đúng chuẩn mực kế toán, như Thông tư 200 Việt Nam. Ví dụ, các bạn cần nộp báo cáo cho cơ quan thuế, hoặc ngân hàng yêu cầu bản cân đối kế toán để duyệt khoản vay, thì FI sẽ lo hết.
Trong FI, có mấy phần nhỏ mà các bạn cần nắm. Đầu tiên là kế toán tổng hợp, gọi là General Ledger, hay GL. Đây như “sổ cái” của doanh nghiệp, ghi nhận tất cả bút toán, từ chi phí, doanh thu, đến các giao dịch khác. Mọi nghiệp vụ đều đổ về đây, tạo thành báo cáo tài chính cuối cùng.
Tiếp theo là kế toán phải trả, gọi là Accounts Payable, hay AP, để quản lý công nợ với nhà cung cấp. Ví dụ, các bạn mua nguyên liệu, ghi nợ phải trả, rồi sau đó thanh toán cho nhà cung cấp.
Phần nữa là kế toán phải thu, hay Accounts Receivable, viết tắt là AR, để theo dõi công nợ của khách hàng. Ví dụ, bán hàng cho khách, mình cần ghi sổ khoản phải thu, rồi kiểm tra xem khách trả tiền thế nào.
Rồi có kế toán tài sản, gọi là Asset Accounting, hay AA, để quản lý tài sản cố định, như máy móc, thiết bị, từ mua, khấu hao, điều chuyển, đến thanh lý.
Cuối cùng là kế toán ngân hàng, hay Bank Accounting, xử lý các giao dịch thu chi, đối chiếu sổ phụ ngân hàng, gọi là reconciliation, để đảm bảo số liệu khớp hoàn toàn.
Chuyển qua kế toán quản trị, tức là CO, thì đây là phần phục vụ nội bộ. Nó giúp các bạn phân tích chi phí, giá thành, lợi nhuận theo từng sản phẩm, phòng ban, hay khu vực. Ví dụ, công ty có hai dòng sản phẩm, các bạn muốn biết sản phẩm nào lời hơn, giá vốn ra sao, thì CO sẽ lo.
Phân hệ CO trong SAP S/4HANA, cũng có mấy phần nhỏ. Đầu tiên là phân tích lợi nhuận, gọi là Profitability Analysis, hay COPA, để xem doanh thu, giá vốn theo sản phẩm, khách hàng, hay thị trường. Ví dụ, công ty như WinMart, muốn biết cửa hàng nào bán tốt, dòng sản phẩm nào lời nhất, thì COPA sẽ phân tích chi tiết.
Tiếp theo là trung tâm chi phí, gọi là Cost Center Accounting, hay CCA, để quản lý chi phí theo phòng ban, cửa hàng, hay nhà xưởng. Ví dụ, WinMart có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng là một cost center, giúp phân bổ chi phí chính xác.
Rồi có kiểm soát giá thành, hay Product Cost Controlling, viết tắt là COPC, rất quan trọng với công ty sản xuất. Ví dụ, sản xuất một cái chai, các bạn phải tính chi phí nhựa, nắp, thân chai, v.v.
Ngoài ra, còn có khoản mục chi phí, gọi là Cost Element, tương ứng với tài khoản chi phí hoặc doanh thu, dùng để báo cáo quản trị.
Cuối cùng là lệnh nội bộ, hay Internal Order, để tập hợp chi phí cho dự án cụ thể, như một chiến dịch marketing.
Bây giờ, mình so sánh một chút giữa SAP S/4HANA và SAP ECC, để các bạn thấy tại sao S/4HANA “xịn” hơn. Ngày xưa, ECC dùng cơ sở dữ liệu cũ, xử lý chậm, FI và CO tách biệt, phải tạo tài khoản GL và Cost Element riêng, tốn thời gian. Với S/4HANA, mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Nhờ nền tảng HANA, dữ liệu xử lý thời gian thực, các bạn nhập hóa đơn ở phân hệ mua hàng, nó tự động ghi vào sổ cái ngay, không cần chờ cuối kỳ.
Điểm đặc biệt là Universal Journal, gọi là bảng ACDOCA, hợp nhất FI và CO. Ví dụ, các bạn tạo tài khoản chi phí ở FI, hệ thống tự động tạo Cost Element ở CO, tiết kiệm thao tác. Giao diện Fiori thì đẹp, dễ dùng, hỗ trợ xem KPI, báo cáo trên điện thoại mọi lúc, mọi nơi. Báo cáo trong S/4HANA có chức năng Drill Down, các bạn click từ số tổng hợp là thấy chi tiết đến từng chứng từ, rất tiện. Ví dụ, nếu làm ở Vingroup, với ECC, các bạn phải chạy báo cáo FI và CO riêng, tốn thời gian. Với S/4HANA, chỉ cần một báo cáo, click là thấy hết.
Về chức năng cụ thể, với kế toán tổng hợp, hay GL, mọi bút toán như lương, chi phí, doanh thu đều ghi vào sổ cái. Điểm hay là S/4HANA tự động cập nhật từ các phân hệ con, không cần kết chuyển thủ công như phần mềm khác. Báo cáo GL gồm bản cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, đúng chuẩn Thông tư 200. Kế toán phải trả, hay AP, thì quản lý công nợ nhà cung cấp. Có hai luồng: một là ghi hóa đơn trực tiếp trong FI, như chi phí công tác, điện nước; hai là qua phân hệ mua hàng, dành cho hàng hóa có tồn kho, như mua nguyên liệu. AP còn hỗ trợ thanh toán thủ công hoặc tự động, trả trước, gọi là Down Payment, và cấn trừ, gọi là Clearing.
Báo cáo AP có sổ chi tiết, sổ tổng hợp công nợ, và tuổi nợ. Kế toán phải thu, hay AR, thì tương tự, quản lý công nợ khách hàng, qua luồng bán hàng hoặc trực tiếp. Ví dụ, thanh lý tài sản, phạt hợp đồng, thì ghi trực tiếp trong FI. AR có chức năng nhắc nợ, gọi là Dunning Letter, để nhắc khách trả chậm.
Kế toán tài sản, hay AA, quản lý tài sản cố định, từ mua, khấu hao, đến thanh lý. Báo cáo AA gồm lịch sử tài sản, khấu hao dự kiến.
Còn kế toán quản trị, hay CO, thì giúp phân tích chi phí, giá thành. Ví dụ, các bạn muốn chia hóa đơn điện 100 triệu cho 5 phòng ban theo số nhân viên, CO sẽ phân bổ chi tiết. Với công ty sản xuất, CO tính giá thành sản phẩm, như chai nước, gồm chi phí nhựa, nắp, v.v.
Cấu trúc tổ chức trong SAP S/4HANA FICO cũng rất quan trọng. Có ba khái niệm chính. Operating Concern là cấp cao nhất, dùng để phân tích doanh thu, giá vốn theo ngành, sản phẩm. Ví dụ, Vingroup tách Operating Concern cho VinFast, Vinhomes. Controlling Area là vùng quản trị, dùng cho báo cáo chi phí, lợi nhuận theo khu vực, như miền Bắc, miền Nam. Company Code là pháp nhân độc lập, có mã số thuế riêng, như VinFast là một Company Code. các bạn làm tư vấn thì phải nắm rõ, vì nếu thiết kế sai, báo cáo sẽ không ra đúng, rất phiền.
SAP S/4HANA với phân hệ FICO là giải pháp quản trị tài chính và kế toán thông minh, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch, và sẵn sàng cho chuyển đổi số.