Chào mừng các anh chị và các bạn đã quay trở lại với bài viết này. Ở chủ đề bài viết này, mình tập trung vào các phiên bản của hệ thống và giải thích về các phương pháp tiếp cận nếu một doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi từ các hệ thống ERP khác sang SAP hoặc nâng cấp các phiên bản SAP cũ hơn lên SAP S/4 HANA.
Đầu tiên chắc có lẽ chúng ta bỏ qua các định nghĩa hay thông tin như SAP ERP là một hệ thống tích hợp tất cả dữ liệu và quy trình của một tổ chức thành một hệ thống thống nhất, giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính, hậu cần, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực, và các quy trình hoạt động khác nhé.
Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, trước khi sử dụng một hệ thống ERP, hay cụ thể hơn là SAP, các doanh nghiệp thường hay vướng phải một số khó khăn trong vận hành như việc dữ liệu phân tán rời rac giữa các phòng ban, các bộ phận chậm nắm bắt thông tin,... và do khối lượng thông tin (dữ liệu) thực sự được tạo ra rất nhiều và từ nhiều nguồn, khi đó các doanh nghiệp cần có một hệ thống tập trung xử lý toàn bộ dữ liệu trên và đưa ra kết quả với tốc độ nhanh, gọn gàng và chính xác hơn.
I/ Giới thiệu SAP - Ưu điểm và hạn chế
Mình có tìm được các báo cáo của G2 về độ phổ biến của các hệ thống ERP trên toàn thế giới hiện tại. Có một số sản phẩm dành cho một số phân khúc khách hàng doanh nghiệp, từ Enterprise, Mid Market, Small Business nhưng trong mỗi phân khúc thì SAP vẫn thể hiện mình là leader trong mảng ERP. Đây cũng là lý do chính mà khách hàng vẫn thường chọn SAP vì hãng đã phát triển trong nhiều năm và vẫn đang phát triển để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đa ngành nghề trên thế giới.
Cũng có một số lý do khác mà các doanh nghiệp cuối cùng vẫn chuyển đổi từ các hệ thống ERP khác sang SAP như là cần quản lý các quy trình phức tạp hơn mà hệ thống hiện tại không còn đáp ứng được, hay là tính phù hợp của SAP trong lộ trình 10 năm phát triển tiếp theo của doanh nghiệp,...
Việc tốn một khoảng ngân sách khá to (hàng triệu USD) nên việc triển khai và sử dụng SAP cũng mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đặt ra một số thách thức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc đánh giá cẩn thận và lập kế hoạch cẩn thận là là điều quan trọng và thực sự cần thiết khi doanh nghiệp quyết định triển khai SAP mà các anh chị có thể tham khảo:
Ưu điểm:
- Tích hợp hệ thống: SAP tích hợp toàn bộ các quy trình vận hành của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, dẫn đến việc cải thiện độ chính xác và hiệu suất của dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình làm việc.
- Khả năng mở rộng: SAP có khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp và thích nghi với sự thay đổi của nhu cầu kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng hệ thống không bị lỗi thời và có thể thích ứng với môi trường kinh doanh biến đổi.
- Tính tùy chỉnh: SAP cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Điều này cho phép tổ chức điều chỉnh hệ thống theo cách tốt nhất phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
- Mạng lưới hỗ trợ toàn cầu: SAP có một hiện diện mạnh mẽ trên toàn cầu với một lượng lớn khách hàng và mạng lưới hỗ trợ toàn diện. Điều này đảm bảo rằng các tổ chức có thể nhận được hỗ trợ đáng tin cậy khi cần.
... thì cũng có một số hạn chế hiện tại:
- Độ phức tạp của hệ thống: SAP có thể rất phức tạp và khó thực hiện, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quá trình triển khai và cấu hình SAP có thể đòi hỏi kiến thức chuyên môn và nguồn lực khá lớn.
- Chi phí khá cao: ngoài chi phí để mua và duy trì bản quyền sử dụng hệ thống SAP, bên cạnh đó các chi phí về việc thuê đơn vị triển khai hệ thống SAP và hỗ trợ vận hành sau Go-live cũng là một khoản đầu tư đáng kể.
- Rủi ro về quản lý sự thay đổi (Change Management): Triển khai SAP đòi hỏi sự thay đổi đáng kể trong cách mà một công ty hoạt động, điều này có thể khó khăn đối với một số tổ chức. Việc thay đổi quy trình kinh doanh và tạo sự thay đổi có thể gây khó khăn trong việc thích nghi cho một số nhân viên và các bộ phận. Các anh chị nên có bước chuẩn bị kỹ trước khi chuyển đổi. Doanh nghiệp có khi mất 6 tháng, có khi là 1 năm hoặc nhanh thì khoảng 2 tháng. Khi đó chúng ta cần xem những quy trình nào cần optimize hoặc các quy trình nào cần phải apply trên SAP. Khi quy trình chuẩn bị càng kỹ thì khi vào dự án triển khai sẽ rất đúng tiến độ. Thông thường giai đoạn này hay bị bỏ qua khi triển khai dự án. Giai đoạn sau thường take time hơn và không cover được hết business của mình.
-
Chu kỳ nâng cấp hệ thống: Không chỉ riêng SAP, mà ngành công nghệ nói chung có một chu kỳ thường xuyên về việc nâng cấp, điều này có thể tốn thời gian và gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng bạn có có khả năng cập nhật hệ thống và ứng phó với các thay đổi trong quá trình nâng cấp này.
II/ Tên và sự phát triển các sản phẩm SAP
1) SAP R/3
Được ra mắt vào tháng 7 năm 1992, đây là sản phẩm đại diện cho một bước tiến quan trọng so với các phiên bản trước của SAP. SAP R/3 sử dụng mô hình kết nối client/server, trong khi các phiên bản SAP trước dựa trên tiêu chuẩn mainframe. Và với việc phát triển kiến trúc ba tầng bao gồm hệ cơ sở dữ liệu, máy chủ ứng dụng và giao diện người dùng đã mở ra một cơ hội mới cho SAP và đã đóng góp lớn vào sự phát triển của hãng.
Điều nổi trội của SAP R/3 trong giai đoạn này là khả năng mở rộng và tương thích với nhiều nền tảng và hệ điều hành, bao gồm Microsoft Windows. Chính điều này đã làm cho sản phẩm trở nên phù hợp cho nhiều loại tổ chức và doanh nghiệp. Sự ra đời của SAP R/3 đã đánh dấu sự phát triển của SAP trong việc cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp hiện đại và đã thúc đẩy sự mở rộng toàn cầu của SAP trong việc hỗ trợ các tổ chức quản lý kinh doanh trên diện rộng.
2) SAP ECC
Giai đoạn năm 2004, Khi công nghệ Web trở nên phổ biến hơn, SAP đã phát triển một nền tảng ứng dụng tích hợp mới gọi là SAP NetWeaver. Bây giờ, tất cả các ứng dụng SAP đã được chạy trên một nền tảng chung, khách hàng cũng như đối tác có thể xây dựng và tích hợp các ứng dụng hiện có một cách dễ dàng bằng cách sử dụng các tiêu chuẩn Web phổ biến, chẳng hạn như kiến trúc dựa trên dịch vụ (SOA). Ngoài ra, một thời gian sau, một khung chuyển đổi mới được giới thiệu để cho phép khách hàng chỉ kích hoạt có chọn lọc các chức năng mới do SAP phát triển để tránh làm gián đoạn các quy trình cốt lõi của họ.
Thời điểm này, sản phẩm được phát triển trên nền tảng SAP R/3 và đã đổi tên thành SAP ERP (hay còn gọi là SAP ECC) là người kế nhiệm mySAP ERP. SAP ECC (ERP Central Component) đã trở thành một trong những phiên bản ERP phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Sản phẩm này cung cấp các giải pháp cụ thể cho từng ngành và cho phép tích hợp với các sản phẩm SAP khác, chẳng hạn như SAP CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng - Customer relationship management) và SAP SCM (Quản lý chuỗi cung ứng - Supply Chain Management)
3) SAP S/4 HANA
Sản phẩm SAP S/4HANA là một hệ thống ERP được thiết kế để hoạt động duy nhất trên nền tảng cơ sở dữ liệu SAP HANA và không thể chạy trên nền cơ sở dữ liệu khác. Tên sản phẩm có nghĩa là SAP thế hệ sản phẩm thứ tư và được ra mắt vào năm 2015. Người dùng có thể lựa chọn giữa nhiều tùy chọn triển khai, bao gồm giải pháp triển khai trên nền điện toán đám mây (On Cloud), triển khai trên máy chủ vật lý (on-premise) hoặc sự kết hợp của cả hai (Hybrid).
SAP S/4HANA đã hoàn toàn định nghĩa lại các hệ thống ERP và có thể coi là cập nhật đáng chú ý nhất kể từ SAP R/3 vào năm 1992 khi hãng dùng cụm từ "New Codeline" để mô tả sự chuyển đổi công nghệ của sản phẩm.
Bên cạnh đó trong quá trình trao đổi và tư vấn cho các anh chị trong doanh nghiệp, mọi người hay nhầm lẫn giữa SAP HANA và SAP S/4 HANA vì hai từ này có phát âm tương tự. Để đơn giản hóa, SAP HANA là công nghệ cơ sở dữ liệu in-memory chạy trên cơ sở hạ tầng SAP. Trong khi đó, S/4HANA là bộ ứng dụng doanh nghiệp được ra mắt như hệ thống ERP thế hệ tiếp theo được thiết kế để hoạt động độc quyền trên cơ sở dữ liệu HANA. Sự khác biệt giữa SAP HANA và SAP S/4 HANA là một bên là cơ sở dữ liệu, và bên còn lại là một bộ ứng dụng doanh nghiệp chạy trên cơ sở dữ liệu đó.
III/ Các phương pháp chuyển đổi và triển khai SAP S/4 HANA - Cách tiếp cận nào phù hợp.
Khi nói đến việc triển khai hệ thống ERP, thực sự không có giải pháp "phù hợp cho tất cả". Mỗi giải pháp cần phải được được tùy chỉnh và cấu hình theo từng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Đối với SAP S/4 HANA, hiện có 3 phương pháp tiếp cận có tên là Greenfield, Brownfield và Bluefield cho việc chuyển đổi hay triển khai SAP S/4HANA. Vì về mặt lý thuyết, tất cả các phương án đều có thể mô tả được trong hầu hết các trường hợp nên doanh nghiệp nên cân nhắc nhiều khía cạnh khi đưa ra lựa chọn của mình.
Greenfield nói đến việc triển khai mới toàn bộ hệ thống SAP S/4 HANA và áp dụng các quy trình tốt nhất theo thông lệ ngành đã được SAP cập nhật. Chiến lược này có khả năng được chọn nếu các quy trình đã được chuẩn hóa. Phương án này có thể đòi hỏi nhiều thời gian và tài nguyên hơn, vì phạm vi công việc bao gồm triển khai lại các quy trình và di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Và các dữ liệu trên hệ thống cũ sẽ được cắt và chỉ ghi nhận số dư đầu kỳ vào hệ thống mới.
Đây là cách dễ nhất để bắt đầu với SAP S/4HANA. Các hệ thống cũ và rời rạc ở một số công ty đã được xây dựng theo cách khó quản lý sẽ được bỏ sang một bên và bắt đầu với SAP
Phương pháp Brownfield là phương án chuyển đổi một hệ thống SAP hiện có (thường là hệ thống ECC) sang SAP S/4HANA. Thông thường, điều này được thực hiện bằng cách nâng cấp hệ thống hiện có lên nền tảng mới và điều chỉnh các thông số cần thiết để phù hợp với hệ thống S/4 HANA. Đây là phương pháp tiếp cận ít tốn kém nếu các quy trình ban đầu của hệ thống cũ và những quy trình trên hệ thống mới giống nhau.
Đối với các tổ chức lớn có cấu trúc cực kỳ phức tạp, Bluefield là phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất. Quá trình di chuyển dữ liệu (migrate) sẽ cần sử dụng các công cụ chuyên dụng để trích xuất cấu hình hiện tại (không bao gồm dữ liệu), sau đó di chuyển sang S/4HANA và lựa chọn dữ liệu để tiếp tục vận hành.
Trong quá trình chuyển đổi này, thay vì chỉ tập trung vào khả năng hoàn vốn ngắn hạn, các sự chênh lệch chi phí cho việc triển khai mới hay nâng cấp từ hệ thống cũ, mỗi doanh nghiệp nên thực hiện phân tích chi phí-lợi ích-rủi ro trước khi quyết định lộ trình di chuyển hệ thống cụ thể. Đây sẽ là một phần sẽ phản ánh những lợi ích tiềm năng lâu dài hơn cho doanh nghiệp.
Lợi ích của việc chuyển đổi SAP S/4HANA là rất nhiều; những điều này bao gồm trải nghiệm người dùng tốt hơn, hiệu suất được cải thiện và giảm tổng chi phí sở hữu hệ thống,...
Hi vọng qua bài viết này, mọi người có thể hiểu được phần nào đó những điểm khác biệt chính giữa các phiên bản SAP. Các phương pháp và kịch bản chuyển đổi hệ thống phù hợp để quá trình chuyển đổi có thể diễn ra suôn sẻ. Việc chuyển đổi SAP S/4HANA giờ đây đã trở nên cần thiết hơn khi SAP đang có kế hoạch chấm dứt mọi hỗ trợ cho các phiên bản cũ hơn của sản phẩm của họ vào năm 2027.