Chào mừng các bạn đến với bài viết này, trong chủ đề bài viết này, mình sẽ giới thiệu về kế toán phải trả (Accounts Payable) trong SAP S/4HANA, một phần cực kỳ quan trọng trong module FICO, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ nhà cung cấp một cách thông minh và hiệu quả. Trong nội dung này, các bạn có thể hiểu tổng quan về kế toán phải trả, cách nó hoạt động trên SAP S/4HANA Cloud, các nghiệp vụ cơ bản, và những báo cáo doanh nghiệp có thể dùng để quản lý công nợ.
Kế toán phải trả, hay Accounts Payable, gọi tắt là AP, đây là một phần trong module kế toán tài chính (FI) của SAP S/4HANA. Trong FI, hệ thống SAP S/4HANA có các phân hệ như kế toán tổng hợp, kế toán phải thu, kế toán tài sản, và kế toán phải trả mà mình đang nói đến. AP giúp doanh nghiệp quản lý danh mục nhà cung cấp và công nợ phải trả một cách chặt chẽ. Ví dụ, Doanh nghiệp mua nguyên liệu, dịch vụ, hay trả tiền điện nước cho nhà cung cấp, thì AP sẽ ghi nhận, theo dõi, và đảm bảo mọi thứ được xử lý đúng, minh bạch. Điểm hay của SAP S/4HANA Cloud là nó hỗ trợ người dùng từ việc tạo danh mục nhà cung cấp, ghi nhận công nợ, đến thanh toán và báo cáo, tất cả đều trên một hệ thống hiện đại, chạy thời gian thực nhờ nền tảng cơ sở dữ liệu SAP HANA.
Trước tiên, chúng ta sẽ nói về quản lý danh mục nhà cung cấp. Trong SAP S/4HANA Cloud, người dùng có thể tạo và quản lý thông tin nhà cung cấp, như tên, địa chỉ, mã số thuế, hay tài khoản ngân hàng. Ví dụ, công ty các bạn làm việc với nhà cung cấp nguyên liệu như Vinamilk, hay đơn giản là công ty cung cấp điện nước, thì hệ thống sẽ lưu trữ thông tin này một cách khoa học. Mọi người có thể xem báo cáo danh mục nhà cung cấp để kiểm tra xem có bao nhiêu nhà cung cấp, ai đang hoạt động, hay ai cần cập nhật thông tin. Phần này rất quan trọng, vì nếu danh mục không sạch, không đúng, thì sau này báo cáo công nợ sẽ sai, gây rắc rối lớn.
Tiếp theo, mình sẽ nói về nghiệp vụ ghi nhận công nợ phải trả. Trong SAP S/4HANA, có hai luồng chính để ghi nhận công nợ. Luồng thứ nhất là tích hợp với phân hệ mua hàng, gọi là Material Management, hay MM. Luồng này áp dụng khi người dùng mua hàng hóa có tồn kho, như nguyên liệu sản xuất. Quy trình sẽ bắt đầu từ việc tạo đơn đặt hàng, gọi là Purchase Order, rồi nhập kho, gọi là Goods Receipt, và cuối cùng ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, gọi là Invoice. Ví dụ, công ty anh chị mua thép từ Hòa Phát, tạo đơn hàng trên SAP, nhập kho khi thép được giao, rồi nhận hóa đơn để ghi công nợ phải trả. Luồng thứ hai là ghi nhận trực tiếp trong phân hệ FI, áp dụng cho các khoản không qua mua hàng, như hóa đơn tiền điện, tiền nước, hay chi phí công tác. Ví dụ, công ty nhận hóa đơn điện từ EVN, anh chị nhập thẳng hóa đơn này vào SAP mà không cần tạo đơn hàng hay nhập kho. Trong chủ đề của phân hệ FICO, mình sẽ tập trung hướng dẫn các bạn cách ghi nhận hóa đơn trực tiếp trong FI, còn luồng tích hợp với MM thì mình sẽ nói ở chủ đề của phân hệ bên MM để không bị rối.
Sau khi ghi nhận công nợ, SAP S/4HANA tự động cập nhật vào sổ cái, tức là tài khoản công nợ phải trả, mà không cần người dùng phải kết chuyển thủ công như các phần mềm khác. Ví dụ, bạn nhập hóa đơn 100 triệu từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự ghi vào sổ cái, đồng bộ với kế toán tổng hợp. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Ngoài ra, SAP còn hỗ trợ ghi nhận các nghiệp vụ tăng hoặc giảm công nợ. Ví dụ, nếu nhà cung cấp giao sai hàng, bạn cần điều chỉnh giảm công nợ, hoặc nếu có phạt chậm giao hàng, hệ thống cũng cho phép ghi nhận các khoản điều chỉnh này.
Tiếp đến là phần thanh toán và cấn trừ công nợ. SAP S/4HANA có chức năng ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp, cả thanh toán thủ công cho từng nhà cung cấp, lẫn thanh toán tự động cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Ví dụ, bạn muốn trả 50 triệu cho nhà cung cấp A, hoặc trả hàng loạt hóa đơn theo tiêu chí, như hóa đơn đến hạn, thì SAP đều hỗ trợ. Hệ thống còn có chức năng trả trước, gọi là Down Payment. Ví dụ, nhà cung cấp yêu cầu đặt cọc 30% trước khi giao hàng, chúng ta dùng chức năng Down Payment Request để ghi nhận khoản đặt cọc này, sau đó theo dõi xem nhà cung cấp đã giao hàng chưa. Khi thanh toán xong, hoặc khi cần cấn trừ, như trường hợp nhà cung cấp vừa là khách hàng của doanh nghiệp, hệ thống có chức năng Clearing để cấn trừ công nợ phải thu và phải trả. Ví dụ, công ty A mua nguyên liệu từ nhà cung cấp X, nhưng X cũng mua sản phẩm của công ty A, thì SAP sẽ giúp cấn trừ hai khoản này, giảm bớt việc chuyển tiền qua lại.
Cuối cùng, mình nói về báo cáo, một phần cực kỳ quan trọng trong kế toán phải trả. SAP S/4HANA Cloud cung cấp các báo cáo cơ bản để người dùng có thể quản lý công nợ hiệu quả. Đầu tiên là báo cáo tổng quan, gọi là AP Overview, cho chúng ta cái nhìn toàn cảnh về tình hình công nợ phải trả, như tổng công nợ, số tiền đã thanh toán, hay số tiền còn nợ. Tiếp theo là báo cáo số dư, gồm báo cáo tổng hợp và chi tiết, giúp doanh nghiệp biết chính xác từng nhà cung cấp đang nợ bao nhiêu, hóa đơn nào đã thanh toán, hóa đơn nào chưa. Đặc biệt, báo cáo tuổi nợ, hay Aging Report, rất hữu ích để các bạn thấy hóa đơn nào sắp đến hạn, hóa đơn nào quá hạn, từ đó lên kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp. Ví dụ, các bạn làm ở WinMart, cần biết cửa hàng nào còn nợ nhà cung cấp bao lâu, báo cáo tuổi nợ sẽ cho thấy rõ ràng, giúp lập kế hoạch thanh toán hợp lý.
SAP S/4HANA còn có các công cụ hỗ trợ nghiệp vụ cuối kỳ, như đánh giá tỷ giá cho các hóa đơn bằng ngoại tệ, hay kết chuyển số dư cuối năm tài chính nữa,...
Tóm lại, kế toán phải trả trong SAP S/4HANA Cloud giúp doanh nghiệp có thể quản lý danh mục nhà cung cấp, ghi nhận công nợ, thanh toán, và chạy báo cáo một cách dễ dàng, minh bạch. Hệ thống tích hợp chặt chẽ với phân hệ mua hàng và kế toán tổng hợp, xử lý thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Ví dụ, công ty như Vingroup hay WinMart dùng SAP để quản lý hàng nghìn nhà cung cấp, từ nguyên liệu đến dịch vụ, mà vẫn đảm bảo mọi thứ rõ ràng, chính xác.