Chào mừng bạn đến với bài viết này. Bài viết này thuộc về chuỗi chia sẻ các thông tin liên quan đến SAP Functional mà mình muốn gửi đến cộng đồng. Bài viết này thuộc chuỗi bài viêt về phân hệ SD trong SAP S/4HANA.
Khi làm việc với hệ thống SAP S/4 HANA, bạn sẽ cần chọn ra một module mà mình dành phần lớn thời gian để học và làm như Sales and Distribution (SD), Finance and Controlling (FICO), Material Management, Production Planning (PP),... Cách chia nhỏ các quy trình nghiệp vụ này mục đích là để các bạn dễ hình dung trong hệ thống một cách chi tiết nhất. Và điểm mạnh nhất của SAP chính là độ liên kết giữa tất cả các quy trình nghiệp vụ. Làm thế nào để các phòng ban tương ứng có thể làm việc với nhau và đưa vào một chỉnh thể hoàn chỉnh nhất cho doanh nghiệp có thể sử dụng được. Khi được phân tách thành các module như vậy, các module đều sẽ có cơ cấu tổ chức của riêng phân hệ đó và được gọi là Organization Structure trong SAP S/4HANA.
Mục đích của Organization là nhằm để quản lý thông tin của toàn bộ chứng từ, dữ liệu trong phân hệ đó. Ví dụ các bạn làm ở module MM (Material Management) thì sẽ có Organization của MM để làm sao quản lý được các yêu cầu mua hàng, các đơn mua hàng, quản lý việc nhập hàng, nhập hoá đơn mua hàng,... để nó thuộc về 1 đơn vị quản lý mà thôi.
Tương tự như vậy, ở phân hệ SD - Sales and Distribution trong SAP S/4 HANA cũng có quy trình về luồng bán hàng. Phần cơ cấu tổ chức này sau này sẽ ảnh hưởng đến việc chúng ta phân quyền cho 1 ai đó sẽ phải thuộc 1 cơ cấu tổ chức nào đó trong bán hàng. Bên cạnh đó, phần bán hàng sẽ liên quan đến doanh thu và giá vốn. Và phần doanh thu và giá vốn đó khi được ghi nhận sẽ vào 1 đơn vị nào đó để tính ra phần lợi nhuận.
Đó là ý nghĩa của cơ cấu tổ chức trong hệ thống SAP S/4 HANA.
I/ Quy trình bán hàng cơ bản
Trong bài viết này, trước khi đi vào Cơ cấu tổ chức của riêng phân hệ bán hàng thì chúng ta sẽ sơ lược trước quy trình bán hàng nhé.
Đối với 1 quy trình, sẽ luôn phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc. Quy trình bán hàng cũng vậy.
Một quy trình cơ bản, điểm đầu tiên xuất phát từ hoạt động Pre-sales Activities, tức là các hoạt động tiền bán hàng như marketing, chào hàng, báo giá,... trong điểm khởi đầu đó, các hành động có thể sẽ có các bước tiếp theo hoặc dừng lại. Trong trường hợp chốt được hợp đồng, các thông tin đã xác nhận rồi thì sẽ chuyển qua bước Sales Order Processing. Tức là ở bước này, doanh nghiệp và đối tác đã đi đến bước thống nhất về mặt hàng, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng,... => đạt được thoả thuận giữa bên bán và bên mua. Sau đó chúng ta có hành động kế đến cho Inventory Sourcing làm thế nào chuẩn bị kho bãi, nhập hàng về hoặc sản xuất để đáp ứng cho đơn hàng đó. Tiếp đến là bước vận chuyển hàng đi (Delivery) lên hoá đơn (Billing) và nhận thanh toán từ khách hàng (Payment).
Với các bước trên được gọi là một quy trình khép kín của bán hàng. Tuy nhiên bản chất của phân hệ bán hàng, chúng ta chỉ quản lý có 4 bước trong quy trình trên bao gồm: Sales Order Processing, Inventory Sourcing, Delivery và Billing.
Hoạt động Pre-sales Activities trong phân hệ SD thì chỉ có quản lý một vài chứng từ nhưng bản chất của toàn bộ hoạt động này thực ra sẽ nằm trên SAP CX (Customer Experience) hay là trước đây chính là giải pháp CRM của SAP. Đây chính là một điểm liên kết của hệ thống SAP S/4 HANA với các hệ thống khác, solution khác hay là phân hệ khác cả trong và ngoài hệ sinh thái của SAP. Hay các hoạt động Payment bản chất thuộc về phần quản lý của phân hệ FI (Financial Accounting). Tức là khi khách hàng trả tiền, chúng ta sẽ quản lý được luồng tiền được đi đâu, về đâu, tài khoản tiền mặt hay tài khoản tiền ngân hàng,... Đây chính là đầu ra của phân hệ bán hàng (SD). Đây cũng chính là 1 point để phân hệ SD liên kết với 1 phân hệ khác, cụ thể trong trường hợp này là phân hệ FICO.
Ngoài ra, chúng ta sẽ có rất nhiều point liên kết khác ví dụ ở Inventory Sourcing hay Delivery sẽ liên kết với phân hệ MM.
Khi làm việc với quy trình bán hàng, chúng ta cần phải biết được rằng là đơn hàng đó bán mặt hàng gì, bán cho ai, bán với giá nào,... Các câu hỏi này sẽ xác định dữ liệu đầu vào của quy trình và được gọi với khái niệm là Master Data trong SAP S/4HANA. Master Data là những dữ liệu trên hệ thống mà chúng ta có thể set up 1 lần và dùng nhiều lần lâu lâu mới thay đổi. Đương nhiên SAP cũng có trường hợp cho phép khi nào bạn lên đơn hàng mới nhập thông tin đó nhưng thường với các doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống ERP hay SAP thì lượng đơn hàng rất lớn nên lúc nào lên đơn mới nhập thì rất tốn thời gian. Việc chuẩn bị toàn bộ thông tin Master Data là một trong những khâu thường được cần làm trước khi dự án Go-live để giúp giảm thiểu thời gian mà người dùng phải tương tác với hệ thống sau này.
Khi đã có dữ liệu đầu vào rồi thì chúng ta có thể làm các bước kế tiếp để thực hiện quy trình bán hàng. Các quy trình bán hàng khác nhau mà mình có thể giới thiệu trong bài viết này như: FOC (Free of charge), Sales to Employee, Sales from Stock, Make to Order, Return and Claim,... Đây là các quy trình bán hàng cơ bản và gần như doanh nghiệp nào cũng dùng hoặc dùng 1 phần hay biến tấu cho phù hợp hơn với doanh nghiệp của họ.
Sự hiểu biết về các quy trình này giúp bạn đánh giá SAP standard và các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu không khớp thì chúng ta phải biến tấu ra sao, dùng cách nào để biến tấu,... hay là SAP đang cung cấp một phân hệ hay giải pháp khác đáp ứng được yêu cầu đó.
Đầu ra của phân hệ SD chính là các phần liên quan đến các phân hệ khác như là các dữ liệu về tài chính kế toán hay Sales Report,... và dữ liệu đầu ra này cũng có thể chính là dữ liệu đầu vào cho các solution khác ví dụ như SAC (SAP Analytics Cloud) là giải pháp về các báo cáo cho planning, cashflow, hay margin,... Đây cũng là giải pháp rất mạnh về báo cáo liên quan đến Finance và cả Planning của Finance nữa vì số lượng báo cáo cũng như là dashboard của SAC rất tốt và trực quan.
Tất cả dữ liệu trên đều được quản lý trên một cơ cấu tổ chức bán hàng nhất định (Sales Organization Structure). và hình mô tả bên dưới là cơ cấu tổ chức nằm trong hệ thống SAP S/4HANA core mà một doanh nghiệp khi triển khai SAP thường dùng.
Trong mỗi phân hệ đều có cấu trúc tổ chức nhất định ví dụ như Tài chính kế toán thì có Company Code là Organization nhỏ nhất. Hay bên bán hàng sẽ có Đơn vị bán hàng, Kênh phân phối, Ngành hàng lĩnh vực, Điểm giao hàng,... Đơn hàng trong module SD sẽ thuộc vào 1 công ty nào đó (Company Code) chứ không thể có 1 đơn hàng mà doanh thu thuộc 2 công ty.
Đơn hàng khi được bán sẽ lấy hàng từ kho nào (Plant) thì đi vào vị trí lưu trữ của kho đó (Storage Locations). Plant và Storage Locations này sẽ nằm bên phân hệ MM. Trong trường hợp doanh nghiệp cần quản lý sâu hơn trong module kho vận thì sẽ có EWM (Warehouse Managements).
Để có được hàng trong kho thì bạn cần mua hàng hoá đó về thông qua Tổ chức mua hàng (Purchasing Organization) và nhóm mua hàng (Purchasing Group). Việc doanh nghiệp mua hàng hay bán hàng hoặc là sản xuất, lưu hàng trong kho,... thì đều với mục đích phục vụ cho Profit Center (trung tâm lợi nhuận) hoặc là việc đó sẽ tiêu tốn tiền vào 1 Cost Center (trung tâm chi phí). Phần ghi nhận này sẽ thuộc về phân hệ FICO.
Với mỗi đơn hàng thuộc 1 công ty nhất định (Company Code) ở mô tả trên của mình, thì Company Code đang thuộc Org. chart của FICO, không thuộc SD, nhưng bên SD sẽ dựa vào đây để liên kết 2 phân hệ. Bạn cũng có thể hiểu thêm Company Code như là 1 công ty lên được báo cáo Profit and Loss (PnL), Balance Sheet một cách độc lập. Company Code là đơn vị nhỏ nhất trong phần FICO nhưng là điểm to nhất mà các phân hệ khác về Logistics đang bám vào.
Qua mô hình trên, hi vọng bạn hình dung được phần nào mối liên hệ giữa các phân hệ khác nhau trong cùng 1 doanh nghiệp khi triển khai gói core ERP của SAP S/4HANA.
II/ Cấu trúc tổ chức của phân hệ Sales and Distribution (SD)
Sales Organization được định nghĩa là một đơn vị bán hàng, một phòng bán hàng hay là một business unit trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách gọi rất khác nhau cho phòng ban bán hàng.
Có công ty sẽ chia ra phòng chuyên bán hàng nội địa và phòng bán hàng xuất khẩu và có chính sách bán hàng hoàn toàn khác nhau giữa nội địa và xuất khẩu thì có thể hình thành 2 phòng bán hàng. Tuy nhiên cũng có công ty chia bán hàng theo vùng miền như Bắc - Trung - Nam, và các chính sách của mỗi khu vực sẽ khác nhau. Đó là cơ sở để chúng ta hình thành lên Sales Organization.
Trong SAP S/4HANA sẽ có thêm khái niệm kênh phân phối (Distribution Channel) với định nghĩa đây là cách chúng ta đưa hàng đến với người tiêu dùng qua các kênh như online, xuất khẩu, bán lẻ,... Có công ty sẽ bán hàng phụ thuộc vào dòng sản phẩm (brand) và toàn quyền quyết định đối với dòng sản phẩm đó. Cùng 1 Brand đó nhưng lại có bán xuất khẩu, bán nội địa,... thì lúc này dòng sản phẩm (brand) lại trở thành Sales Org. và kênh xuất khẩu hay nội địa trở thành kênh phân phối (Distribution Channel). Nhưng có những doanh nghiệp lại không chia như vậy mà theo ví dụ bán theo khu vực Bắc - Trung - Nam và đang bán hàng theo các kênh như Online, truyền thống, bán cho đại lý hay nhà phân phối,... thì lúc này tuỳ mục đích trên chiều báo cáo bán hàng cố định của họ chứ không phải lúc nào cũng phụ thuộc vào kênh phân phối (Distribution Channel).
Tiếp theo đến Division - Ngành hàng. Định nghĩa này sẽ liên quan đến dòng mặt hàng mà doanh nghiệp đang tiến hành phân phối cho khách hàng. Tuy nhiên khái niệm này cũng thường hay bị nhầm lẫn khi doanh nghiệp tổ chức "brand" của họ trở thành thứ to nhất. Ví dụ có những công ty buôn bán đa ngành như vừa bán hàng consumer, mảng thứ hai thì liên quan ô tô, mảng thứ ba là bất động sản,... thì mỗi ông chỉ quản lý đúng ngành hàng của họ mà không liên quan đến 2 ông còn lại. Vậy thì báo cáo theo chiều này lại là chiều to nhất. Lúc này định nghĩa ngành hàng mà chúng ta dùng từ Division thì lại trở thành Sales Org. trong SAP.
Để định nghĩa được một Sales Organization khi triển khai hệ thống SAP S/4HANA, điểm quyết định là cần xác định được chiều báo cáo to nhất trong báo cáo Statistic - báo cáo liên quan đến bán hàng là gì và xác định người đứng đầu phòng ban bán hàng có toàn quyền quyết định về chính sách bán hàng của họ mà không lẫn lộn với phòng ban khác hay không. Khi áp dụng triển khai SAP, các định nghĩa này (Sale Org., Distribution Channel, Division) tạo nên một tổ hợp gọi là Sales Area. Các giao dịch tuỳ thuộc vào kênh phân phối, ngành hàng mà sẽ chọn ra Sales Area tương ứng. Dù được định nghĩa nhưng khi triển khai dự án sẽ phụ thuộc vào chính bài toán của doanh nghiệp và chúng ta phải hiểu các khái nhiệm ở đây một cách linh động.
Tiếp theo ta có khái niệm về Plant. Đây là một đơn vị tổ chức to nhất của phân hệ MM liên quan đến HO, một nhà máy hay kho xưởng,... có thể là vật lý hoặc phi vật lý về nơi lưu trữ của hàng hoá. Trong phạm vi của module SD ở bài viết này, chúng ta sẽ nói về Delivery Plant nha bởi vì trong SAP sẽ còn có các Plant liên quan đến sản xuất hay Mua hàng. Ví dụ có doanh nghiệp chuyên mua hàng nguyên vật liệu và tổ chức tập kết ở một chỗ. Sau đó sẽ phân loại và đưa qua bên sản xuất. Bên sản xuất lại có các khu vực nhà xưởng khác nhau. Sau khi sản xuất, lắp ráp thì thành hàng thành phẩm.
SD chỉ quan tâm đến Delivery Plant, nơi mà tại đó sản phẩm của bạn bán ra được thì hàng hoá ở đây phải là hàng Trading hoặc Finish Good.
Trong hình mô tả trên (ở giữa), bạn có thể thấy sự liên kết của Plant (Delivery Plant) sẽ liên kết trực tiếp với Sales Org. và Distribution Channel (không có Division ở đây). Điều này sẽ trả lời rằng là một trung tâm bán hàng với phương thức xuất hàng nào đó sẽ lấy hàng ở đâu. Ví dụ bạn chuyên làm bán hàng Consumer và chuyên bán online thì sẽ có các kho online để bạn lấy hàng cho phù hợp nhất. Để lên các thông tin này hợp lý thì ngoài quy trình của doanh nghiệp, các bạn làm MM hay SD Functional Consultant phải ngồi lại với nhau để thiết kế quy trình liên kết cho hợp lý.
Khi các bạn đã có thông tin liên quan đến Cơ cấu tổ chức bán hàng như Sales Org. là đơn vị bán hàng mà sau này toàn bộ thông tin về doanh thu, báo cáo, lợi nhuận sẽ đi về Sales Org., được phân phối qua các kênh bán hàng (Distribution Channel), các dòng hàng (Division) mà chúng ta đang cung cấp cho khách hàng là gì. Tất cả thông tin trên sẽ tạo thành bộ 3 thông tin mà do SAP định nghĩa ra được gọi là Sales Area như mình nói ở trên. Sau này khi trở thành SAP Consultant, bạn sẽ rất hay gặp cách viết tắt kiểu như S001/02/03 nghĩa là Sales Org. 01, dòng sản phẩm 02 và kênh xuất hàng 03. Đây là cách viết rất phổ biến trong các tài liệu của SAP.
Đối với câu chuyện công ty X muốn tách doanh thu dịch vụ và doanh thu các sản phẩm công nghiệp ra thì chúng ta phải làm rõ là muốn tách trên báo cáo bán hàng hay là chỉ muốn tách về mặt ngữ nghĩa của doanh thu trên báo cáo tài chính kế toán. Bởi vì bên FICO sẽ có những khái niệm khác để tách các thông tin này theo yêu cầu. Bên phía SD khi định nghĩa việc tách các thông tin đó sẽ là tách nằm trên báo cáo bán hàng chứ không phải là báo cáo FICO vì FICO có thể dùng cách ghi nhận qua bộ tài khoản, hay có các variant trên CO giúp cho việc tách các thông tin đó mà không nhất thiết phải tách các thông tin Org.
Phần Plant cung cấp thông tin xuất hàng sẽ có mối liên kết với Sales Org và Distribution Channel và Shipping Point chứ không có thông tin Division.
Đó là cơ cấu tổ chức bắt buộc phải có trong nghiệp vụ bán hàng và các bạn có thể hình dung khi các bạn làm dữ liệu thì các thông tin liên quan đến Org là các thông tin mà bạn phải khai báo hết cho mỗi đơn hàng. Điều đó có nghĩa là độ phình to của Org sẽ dẫn đến độ phình to của mức độ khai báo dữ liệu, đây là điểm cần lưu ý.
Mình là Khanh Nguyễn, mình đã tốn khá nhiều thời gian để biên soạn và viết lại nội dung này. Nếu các bạn có copy vui lòng dẫn nguồn. Trân trọng cảm ơn.
Khanh Nguyễn | 01/11/2024