Trong chủ đề này, mình sẽ đưa ra các ví dụ về bút toán tự động được tạo ra trong các quy trình bán hàng, mua hàng và tồn kho.
Hãy xem lại các thiết lập tài chính cần thiết và cách chúng ảnh hưởng đến các bút toán được tự động ghi nhận bởi các chứng từ. Trong các bút toán tự động được tạo bởi chứng từ trong SAP Business One, làm thế nào hệ thống “biết” tài khoản nào cần sử dụng?
Hệ thống biết tài khoản nào cần sử dụng vì khi khởi tạo SAP Business One, bạn định nghĩa các tài khoản G/L mặc định liên quan đến các quy trình kinh doanh cụ thể trong cửa sổ Xác định Tài khoản G/L (G/L Account Determination). Trong cửa sổ này, bạn cũng định nghĩa các Control Accounts (Control Accounts) liên kết các tài khoản phụ của đối tác kinh doanh với sổ cái tổng quát.
Trước tiên, hãy xem xét cách xác định tài khoản cho các mặt hàng được sử dụng trong các quy trình kinh doanh. Như đã đề cập, khi triển khai SAP Business One lần đầu, bạn định nghĩa các tài khoản G/L mặc định được sử dụng khi các giao dịch được tạo trong các quy trình kinh doanh khác nhau, như bán hàng, mua hàng và tồn kho. Các tài khoản mặc định này được thiết lập trong cửa sổ Xác định Tài khoản G/L, nằm trong mô-đun Quản trị (Administration) -> Thiết lập (Setup) -> Tài chính (Financials).
Khi các mặt hàng được sử dụng trong giao dịch, có hai tùy chọn để xác định tài khoản:
- Trong giải pháp truyền thống, hệ thống tìm kiếm các tài khoản mặc định dựa trên thiết lập xác định tài khoản trong dữ liệu chính của mặt hàng (Item Master Data).
- Ngoài ra, bạn có thể sử dụng giải pháp nâng cao để xác định tài khoản. Giải pháp nâng cao cung cấp một ma trận tập trung để xác định các quy tắc gán tài khoản G/L trong bút toán dựa trên danh sách tiêu chí được xác định trước.
Cả hai tùy chọn đều dựa trên cửa sổ Xác định Tài khoản G/L. Chúng ta sẽ thảo luận về các tùy chọn này trong phần Tài khoản G/L mặc định.
Lưu ý! Việc đưa ra quyết định về Xác định Tài khoản G/L cần được thực hiện cùng với kế toán viên của khách hàng.
Trong cửa sổ Tài khoản G/L, bạn cũng định nghĩa các Control Account: Tài khoản Phải thu (Accounts Receivable) cho quy trình bán hàng và Tài khoản Phải trả (Accounts Payable) cho quy trình mua hàng.
Control Account liên kết các tài khoản phụ (sub-ledger) của đối tác kinh doanh với sổ cái. Bạn cần định nghĩa một tài khoản G/L là Control Accounts trong Chart of Accounts (Chart of Accounts).
Bất kỳ khi nào bạn ghi nhận một chứng từ cho một đối tác kinh doanh, hệ thống tự động đăng ký bút toán vào:
- Số dư tài khoản Business Partner Master Data .
- Số dư Control Accounts.
- Bạn không thể ghi bút toán trực tiếp vào Control Account.
Ví dụ, trong một hóa đơn phải thu (A/R Invoice), khi tài khoản khách hàng được ghi Nợ, tài khoản Phải thu cũng được ghi Nợ. Bút toán này xuất hiện trong số dư của cả hai tài khoản (khách hàng và Control Accounts).
Lưu ý, số dư Business Partner Master Data không xuất hiện trong Chart of Accounts. Chỉ các Control Accounts phải thu và phải trả xuất hiện. Các Control Accounts này tích lũy các giao dịch của khách hàng và nhà cung cấp trong số dư của chúng. Do đó, Chart of Accounts thể hiện trạng thái tài chính đầy đủ của công ty. Các báo cáo tài chính cũng cho thấy bức tranh toàn cảnh. Ví dụ, bảng cân đối kế toán bao gồm các tài khoản phải thu và phải trả.
Chúng ta đã tìm hiểu cách hệ thống “biết” tài khoản nào cần sử dụng trong các bút toán tự động, thông qua các giá trị được định nghĩa trong cửa sổ Xác định Tài khoản G/L. Nhưng hệ thống “biết” giá trị cần ghi Nợ và ghi Có trong các bút toán tự động này như thế nào? Ví dụ, trong một bút toán tự động được tạo bởi hóa đơn phải thu (A/R Invoice)?
Dưới đây là một kịch bản phổ biến về cách giá được thiết lập trong SAP Business One trong quy trình bán hàng:
Lưu ý! Trong các phần tiếp theo, chúng ta giả định rằng không có giá đặc biệt hoặc chiết khấu nào được định nghĩa cho các mặt hàng và đối tác kinh doanh liên quan.
Khách hàng Star Trek Computers yêu cầu báo giá cho 4 máy nghe nhạc di động. Jean tạo một Sales Quotation (Sales Quotation). Cô ấy chọn khách hàng và sau đó chọn mặt hàng. Giá mỗi đơn vị xuất hiện trong báo giá. Làm thế nào?
- Dữ liệu chính của mặt hàng (Item Master Data) bao gồm 3 mức giá tùy chọn cho mặt hàng này, mỗi mức giá được biểu thị trong một danh sách giá khác nhau.
- Star Trek Computers là khách hàng bán lẻ, vì vậy danh sách giá mặc định được định nghĩa trong hồ sơ dữ liệu chính của họ là Danh sách Giá Bán lẻ (Reseller Price List).
- Do đó, trong Sales Quotation, giá đơn vị cho máy nghe nhạc di động là 110, giá từ Danh sách Giá Bán lẻ. Jean nhập số lượng là 4. Tổng giá trị của báo giá là 440 (giả sử không có mặt hàng bổ sung nào trong báo giá và không có chiết khấu, phí vận chuyển hoặc thuế được thêm vào).
Star Trek Computers gửi email cho chúng ta một Sales Order (Sales Order) dựa trên Sales Quotation. Trong SAP Business One, Jean sao chép Sales Quotation sang Sales Order. Hai ngày sau, Joe, quản lý kho, điều phối xe tải của công ty với các lô hàng hàng tuần, bao gồm 4 máy nghe nhạc di động cho Star Trek Computers. Cuối ngày, kế toán viên sao chép Phiếu Giao hàng (Delivery) sang Hóa đơn Phải thu (A/R Invoice). Vì không có thay đổi nào về giá trong quá trình Sao chép (Copy To), tổng giá trị của hóa đơn là 440, và đây là số tiền Nợ và Có trong bút toán tự động được tạo bởi Hóa đơn Phải thu.
Trong quy trình mua hàng, một kịch bản phổ biến về cách thiết lập giá sẽ là:
Joe, quản lý kho, phát hành một Purchase Order (Purchase Order) cho 10 máy nghe nhạc di động. Anh ấy chọn nhà cung cấp Coconut Devices và sau đó chọn mặt hàng - máy nghe nhạc di động. Giá mỗi đơn vị xuất hiện trong Purchase Order. Làm thế nào?
- Vì Coconut Devices là nhà cung cấp, danh sách giá mặc định được định nghĩa trong hồ sơ dữ liệu chính của họ là Danh sách Giá Mua (Purchasing Price List).
- Do đó, trong Purchase Order, giá đơn vị cho máy nghe nhạc di động là 100, giá từ Danh sách Giá Mua cho mặt hàng máy nghe nhạc di động trong dữ liệu chính. Joe nhập số lượng là 10. Tổng giá trị của Purchase Order là 1000 (giả sử không có mặt hàng bổ sung nào trong Purchase Order và không có chiết khấu, phí vận chuyển hoặc thuế được thêm vào). Joe gửi email Purchase Order cho nhà cung cấp.
Vài ngày sau, Joe nhận được lô hàng bao gồm 10 máy nghe nhạc di động từ Coconut Devices. Trong SAP Business One, anh ấy sao chép Purchase Order sang Phiếu Nhập kho (Goods Receipt PO). Một tuần sau, hóa đơn từ Coconut Devices đến qua thư và kế toán viên sao chép Phiếu Nhập kho sang Hóa đơn Phải trả (A/P Invoice). Vì không có thay đổi nào về giá trong quá trình Sao chép, tổng giá trị của Hóa đơn Phải trả là 1000, và đây là số tiền Nợ và Có trong bút toán tự động được tạo bởi Hóa đơn Phải trả.
Hãy quay lại một bước, đến Goods Receipt PO mà Joe đã nhập dựa trên lô hàng nhận được từ nhà cung cấp. Giả sử công ty sử dụng hệ thống tồn kho liên tục (perpetual inventory), giá trị chi phí mặt hàng được tính toán tự động trong mỗi giao dịch tồn kho. Chi tiết về tồn kho liên tục sẽ được cung cấp trong một khóa học riêng.
Khi Joe nhập Phiếu Nhập kho vào SAP Business One, giá trị từ Danh sách Giá Mua (100 mỗi đơn vị) ảnh hưởng đến giá đơn vị trong Phiếu Nhập kho và cũng ảnh hưởng đến giá trị chi phí mặt hàng. Giá trị chi phí mặt hàng được tính toán tự động, ở hậu trường, theo phương pháp định giá được chọn cho mặt hàng (Trung bình di động, FIFO hoặc Tiêu chuẩn). Mặt hàng này được thiết lập theo phương pháp Trung bình di động, nên dựa trên tổng số mặt hàng trong kho và giá mua trước đó, giá trị chi phí mặt hàng được tính sau Phiếu Nhập kho là 90.
Joe nhập số lượng 10 máy nghe nhạc di động. Do đó, tổng giá trị của bút toán được tạo bởi Phiếu Nhập kho là 1000, và đây là số tiền Nợ và Có được ghi nhận vào các tài khoản mặc định của tồn kho. Tuy nhiên, giá trị của bút toán liên quan đến Phiếu Giao hàng gửi cho khách hàng là 360, tức là số lượng 4 mặt hàng nhân với giá trị chi phí mặt hàng tại thời điểm đó (90).
Hãy nhớ rằng tổng giá trị của Hóa đơn dựa trên Phiếu Giao hàng là 440, được tính theo Danh sách Giá Bán lẻ (110) được định nghĩa là danh sách giá mặc định trong hồ sơ dữ liệu chính của khách hàng.
Trong các bút toán tự động, hệ thống “biết” tài khoản nào cần sử dụng vì bạn đã định nghĩa các tài khoản G/L mặc định trong cửa sổ Xác định Tài khoản G/L. Các tài khoản mặc định này bao gồm các Control Accounts liên kết các tài khoản phụ của đối tác kinh doanh với sổ cái tổng quát. Số dư Business Partner Master Data được thể hiện trong Chart of Accounts qua các Control Accounts phải thu và phải trả, tích lũy các giao dịch của khách hàng và nhà cung cấp trong số dư của chúng.
Trong Hóa đơn Phải thu, hệ thống “biết” giá trị cần ghi Nợ và ghi Có trong bút toán tự động bằng cách sử dụng danh sách giá mặc định được định nghĩa trong hồ sơ dữ liệu chính của khách hàng và giá mặt hàng trong danh sách giá này.
Trong Phiếu Giao hàng, hệ thống “biết” giá trị cần ghi Nợ và ghi Có trong bút toán tự động bằng cách sử dụng giá trị chi phí mặt hàng, được tính toán tự động, ở hậu trường, theo phương pháp định giá được chọn cho mặt hàng.