Chào mừng bạn đã đến với bài viết này với chủ đề về Posting Templates và Recurring Postings trong hệ thống SAP Business One
Bài viết này mình sẽ nói về:
- Thiết lập và sử dụng Posting Template
- Thiết lập Recurring Posting
SAP Business One cung cấp chức năng Recurring Postings cho các Journal Entries tương tự, có fixed amount, được tạo định kỳ. Recurring Postings sử dụng một template được lưu trữ với một code và description. Trong template này, bạn định nghĩa, trong số các thông tin khác, frequency mà Journal Entry cần được tạo và một validity date cho đến khi Recurring Posting còn hiệu lực.
Để định nghĩa một Recurring Posting template type, sử dụng cửa sổ Recurring Postings trong mô-đun Financials. Hệ thống sao chép original Recurring Posting (instance 0) mỗi khi execution date đến, và hiển thị một báo cáo khuyến nghị bạn post các transactions đến hạn. Khi bạn sử dụng instance này và thêm nó vào hệ thống, instance đó sẽ bị xóa. Bạn có thể thiết lập hệ thống để hiển thị tất cả Recurring Transactions có sẵn để xử lý vào ngày hiện tại khi bạn log in. Thiết lập này được thực hiện trong cửa sổ General Settings, khu vực System Initialization của mô-đun Administration. Trên tab Services, chọn checkbox Display Recurring Postings on Execution.
Lưu ý rằng bạn có thể thêm Recurring Postings vào cash flow, chúng sẽ xuất hiện màu xanh lá cây trong báo cáo.
Bạn có một số tùy chọn khi thiết lập Recurring Posting:
- Thiết lập frequency để xác định tần suất posting xảy ra.
- Chọn frequency từ một frequency list.
- Thiết lập validity date cho posting, xác định ngày cuối cùng mà posting có thể được thực hiện.
- Nếu không muốn post định kỳ, bạn cũng có tùy chọn thiết lập Recurring Posting như một template để sử dụng khi cần.
- Tạo các Recurring Postings trước. Thiết lập status là Not executed yet cho đến khi bạn cần bắt đầu postings. Status này cũng có thể được sử dụng để turn off một Recurring Posting.
Bạn có thể tạo Posting Templates cho các Journal Entries có cấu trúc rất giống nhau. Để định nghĩa một Percentage template type, sử dụng cửa sổ Posting Templates trong mô-đun Financials. Các templates này có thể chứa account numbers, nhưng các bạn cũng có thể chỉ định một account description trong một line item nếu bạn chưa biết chính xác account nào sẽ được sử dụng cho line item này. Thay vì fixed amounts, chỉ percentages được nhập ở đây. Các percentages này chỉ ra cách total amount được phân bổ giữa các line items.
Hình minh họa cho thấy một ví dụ về cách bạn có thể phân bổ một utility expense, như hóa đơn tiền điện, cho các component expenses của nó theo một percentage rate cụ thể. Posting Template được lưu trữ dưới một code và với một description. Sau đó, khi bạn nhập một Journal Entry thủ công, bạn có thể chọn Percentage template type và template liên quan, nhập một amount trong một trong các line items, và template sẽ phân bổ amounts cho các lines khác dựa trên percentage rate bạn đã định nghĩa. Sử dụng tùy chọn Cancel Template để nhập amounts mà không cần auto calculation.