Trong chủ đề này, chúng ta sẽ thảo luận về cách định nghĩa currencies trong quy trình triển khai hệ thống SAP Business One. Mình sẽ giải thích sự ảnh hường của các lựa chọn định nghĩa currency đối với financial accounting process của công ty bạn.
Mình cũng sẽ đưa ra các ví dụ về một số vấn đề liên quan đến currency trong SAP Business One.
Ok! Let's Go!!!
Các quyết định về các định nghĩa này cần luôn được thực hiện cùng với client accountant nhé.
Chúng ta sẽ xem xét các định nghĩa currency trong công ty, bắt đầu từ cấp độ công ty, sau đó là account currency và cuối cùng là các thiết lập currencies trong price list.
OEC Computers đặt tại UK, nhưng một số khách hàng của họ ở US.
- Làm thế nào họ có thể định giá cho foreign customers?
- Currency của tổng số tiền A/R Invoice sẽ là gì?
- Currency trong automatic journal entry được tạo bởi A/R Invoice sẽ là gì?
Có thể thiết lập giá của một item trong mỗi price list ở tối đa ba currencies khác nhau – primary currency và hai additional currencies.
Điều này hữu ích khi cần định nghĩa giá chính xác cho các quốc gia khác nhau thay vì sử dụng currency exchange rates.
Trong sales price list tại OEC Computers, primary currency vẫn là default currency, do đó British Pound được sử dụng trong các documents cho local customers.
Trong cột additional currency trong sales price list, họ sẽ nhập giá bằng US Dollars.
Đối với US customers, document currency sẽ là US Dollars và giá của các items sẽ được trình bày bằng additional currency, tức là US Dollars.
Trong automatic journal entries, hệ thống chuyển đổi tổng số tiền invoice từ foreign currency sang local currency và ghi nhận cả hai giá trị song song.
SAP Business One có thể xử lý kế toán ở hai currencies song song: local currency và system currency.
Bạn định nghĩa điều này trong tab Basic Initialization của cửa sổ Company Details trong menu System Initialization, thuộc mô-đun Administration.
- Local Currency là currency mà công ty bắt buộc phải sử dụng để ghi sổ sách theo quy định pháp luật.
- System Currency có thể là một currency khác với local currency, đặc biệt hữu ích cho các subsidiaries của global companies có head office sử dụng currency khác với subsidiaries (ví dụ: Euro (€) ở subsidiary và US Dollars ($) ở head office).
Trong trường hợp này, hệ thống tự động tính toán tất cả postings trong local currency và quản lý thêm một account balance trong system currency theo thời gian thực.
Điều này giúp dễ dàng tạo báo cáo tổng hợp cho tất cả subsidiaries và hỗ trợ tích hợp tốt hơn với hệ thống của head office. Ví dụ, bạn có thể export financial data trong system currency từ hệ thống SAP Business One của subsidiaries sang hệ thống của head office.
Ngoài ra, financial consolidation có thể được thực hiện bằng Microsoft Excel hoặc bất kỳ sản phẩm nào khác dựa trên financial data trong system currency.
Trong ví dụ của chúng ta, OEC Computers muốn tạo báo cáo bằng Euro để trình bày cho các investors sử dụng Euro trong tài khoản của họ. Do đó, bạn thiết lập system currency là Euro.
Quan trọng: Bạn không thể thay đổi local currency hoặc system currency sau khi đã bắt đầu làm việc với database.
Ngoài system currency, bạn có tùy chọn trình bày financial reports bằng bất kỳ foreign currency nào. Sử dụng tùy chọn Revaluation để chọn revaluation method và currency. Hệ thống sẽ tính toán tất cả balances trong currency được chọn khi chạy báo cáo.
Mỗi Business Partner Master Data record và mỗi G/L Account cần có định nghĩa account currency:
- Hệ thống đặt Local Currency làm default currency cho tất cả Business Partner Master Data records.
- Bạn có thể định nghĩa default currency cho các G/L accounts mới bằng trường Default Account Currency trong tab Basic Initialization của cửa sổ Company Details trong System Initialization.
Trong ví dụ của chúng ta, currency cho hầu hết vendors và customers của OEC Computers sẽ được định nghĩa là British Pound (Local Currency). Các vendors và customers từ US sẽ được định nghĩa bằng USD (tức là specific foreign currency). Company bank account sẽ được định nghĩa là All Currencies vì nó cần ghi nhận journal entries và documents trong nhiều hơn một specific foreign currency (ví dụ: bank transfers).
Bảng trong slide chi tiết các tùy chọn để nhập journal entries và xem account balance cho từng tùy chọn account currency – Local Currency, Foreign Currency và All Currencies.
- Hàng đầu tiên: Nếu account currency là “Local Currency”, thì journal entries được nhập bằng local currency. Tuy nhiên, tất cả transactions, trong tất cả currencies, được tự động chuyển đổi sang system currency theo thời gian thực và hiển thị trong các cột system currency riêng biệt trong journal entry. Do đó, account balance được hiển thị trong cả local currency và system currency. Internal reconciliation được thực hiện trong một currency. Tài khoản này được reconciled trong local currency.
- Hàng thứ hai: Account currency được thiết lập là specific foreign currency. Trong trường hợp này, bạn có thể nhập journal entries bằng local currency cũng như specified foreign currency. Bạn có thể hiển thị account balance trong specified foreign currency cũng như trong local currency và system currency. Tài khoản này được reconciled trong foreign currency.
- Hàng cuối cùng: Account được thiết lập là “All Currencies”. Trong trường hợp này, bạn có thể nhập journal entries bằng bất kỳ foreign currency nào đã được thiết lập cho công ty, cũng như trong local currency. Account balance sẽ hiển thị trong local currency và system currency. Tài khoản này được reconciled trong local currency.
Bạn có thể thay đổi account currency thành All Currencies bất kỳ lúc nào, nhưng sau khi cập nhật tài khoản, bạn sẽ không thể chuyển đổi lại thành local currency hoặc specific foreign currency.
Như đã đề cập, có thể thiết lập giá của một item trong tối đa ba currencies – primary currency và hai additional currencies.
Trong ví dụ, trong Regular Sales price list, primary currency là default currency (tức là British Pound) để sử dụng trong documents cho local customers.
Trong additional currency của price list này, giá được nhập bằng US Dollars.
Khi bạn chọn một US customer trong A/R Invoice, document currency được tự động thiết lập là US Dollars theo BP Currency. Do đó, unit price của item sẽ sử dụng additional currency, tức là US Dollars.
Trong automatic journal entry được tạo bởi invoice này, hệ thống chuyển đổi tổng số tiền invoice từ foreign currency sang local currency và ghi nhận cả hai giá trị song song.
Lưu ý! Bạn có thể thiết lập default currency symbol để tự động hoàn thành khi nhập giá trong price list. Trong cửa sổ Price List ban đầu, trong cột additional currencies, thiết lập currency mong muốn. Ví dụ, cho Regular Sales price list, nhập USD vào cột Additional Currency 1.
Khi bạn mở price list này và nhập giá vào cột Unit Price trong phần Additional Currency 1 và nhấn TAB, hệ thống sẽ tự động thêm biểu tượng USD.
Trong một số trường hợp, không có giá trong price list khớp với currency của business partner.
Điều này có thể được định nghĩa, ví dụ, khi bạn muốn định giá bằng một fixed currency cho cả local customers và foreign customers.
Khi bạn chọn một business partner trong marketing document, currency của business partner và price list được tự động sao chép vào document. Theo mặc định, nếu KHÔNG có currency khớp trong main price hoặc additional prices của price list, thì main price được sao chép vào dòng item trong document. Trong trường hợp này, currency của giá khác với currency của document. SAP Business One tự động chuyển đổi total row value và total document value sang Local Currency, System Currency và BP Currency, tùy thuộc vào currency của business partner.
Bạn cũng có thể nhập thủ công bất kỳ unit price nào trong bất kỳ foreign currency nào được định nghĩa trong cửa sổ Currencies – Setup.
Theo mặc định, exchange rate được sử dụng dựa trên posting date của document.
Tiếp theo, chúng ta xử lý exchange rate differences từ foreign currency và system currency sang local currency.
Biến động tỷ giá có thể gây ra exchange rate differences khi thanh toán invoices bằng foreign currencies:
- Hình minh họa cho thấy một A/P Invoice được phát hành bởi một foreign vendor bằng foreign currency. Vào posting day của invoice, exchange rate là 0.5. Hệ thống chuyển đổi 10 units foreign currency thành 20 units local currency và ghi nhận cả hai giá trị song song vào bên Có của vendor account.
- Vào thời điểm bạn ghi nhận payment cho invoice này, exchange rate đã thay đổi thành 0.25. 10 units trong foreign currency giờ tương đương với 40 units trong local currency.
- Lưu ý, số tiền thanh toán bằng foreign currency giống với số tiền trong A/P Invoice. Vendor được thanh toán bằng local currency của họ, nên họ sẽ không nhận thấy sự khác biệt. Chúng ta sẽ thấy rate difference trong quá trình chuyển đổi sang local currency.
- Trong foreign currency, số tiền của invoice và payment là giống nhau, tức là 10 units. Nhưng so với giá trị tại thời điểm invoice, có một exchange rate difference là 20 units local currency. Khi bạn ghi nhận payment cho invoice này, hệ thống tự động ghi nhận exchange rate difference này vào một exchange rate difference account.
Hệ thống ghi nhận exchange rate differences như expense hoặc revenue vào các accounts bạn đã nhập trong cửa sổ G/L Account Determination, dưới tab Purchasing, trong các trường Realized Exchange Diff. Gain và Realized Exchange Diff. Loss.
Các foreign currency accounts và business partners ghi nhận tất cả transactions trong local currency ngoài việc ghi nhận trong foreign currency.
Balance trong local currency bao gồm các foreign currency items được chuyển đổi bằng exchange rate (lấy từ Exchange Rates table) tại posting date hoặc tax date. Nói cách khác, balance dựa trên các exchange rates trước đó.
Định kỳ, bạn phải revalue balance của foreign currency account với exchange rate của một closing key date. Hành động này được thực hiện trong cửa sổ Exchange Rate Differences trong mô-đun Financials.
Khi thực hiện chức năng này, hệ thống tạo ra một danh sách các đề xuất cho difference postings trong local currency. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối từng đề xuất riêng lẻ.
Ngoài local currency, hệ thống cũng quản lý dữ liệu của bạn trong system currency song song. Nếu local currency của công ty khác với system currency, exchange rate differences có thể phát sinh. Hệ thống có thể tự động revalue các difference này đến một ngày nhất định, thường là closing day của một kỳ. Quy trình này được thực hiện bằng chức năng Conversion Differences trong mô-đun Financials, tương tự như exchange rate differences.
Tương tự như chức năng exchange rate differences, hệ thống đề xuất các journal entries để ghi nhận. Conversion differences được ghi nhận chỉ trong system currency.
Nên thực hiện chức năng conversion difference trước khi chạy quy trình period end closing.