- Làm thế nào để các Business Partner Master Data balances được trình bày trong Chart of Accounts?
- Business Partner Master Data balances không xuất hiện trực tiếp trong Chart of Accounts.
- Các receivable và payable control accounts ghi nhận các transactions của customer và vendor trong balances của chúng.
Ví dụ, khi bạn post một A/R Invoice, accounts receivable account liên quan đến customer được sử dụng, ngoài customer account.
Do đó, Chart of Accounts thể hiện trạng thái tài chính đầy đủ của công ty, cũng như các Financial Reports (ví dụ: Trial Balance và Balance Sheet).
Chart of Accounts là một danh mục của tất cả G/L Accounts được sử dụng bởi doanh nghiệp của bạn.
Mỗi G/L Account có:
- Một Account Code
- Một Account Description
- Và các thông tin bổ sung xác định chức năng của G/L Account.
- Chart of Accounts
- Default G/L Accounts để sử dụng khi transactions được tạo trong các regular business processes: Sales, Purchasing, Inventory và hơn thế nữa.
Các documents trong các quy trình Sales và Purchasing tạo ra automatic journal entries được ghi nhận trong Journal Entry file và ảnh hưởng đến account balances.
Account balances cũng bị ảnh hưởng bởi manual journal entries và các accounting transactions khác, chẳng hạn như Period End Closing process, chuyển balances của Profit and Loss accounts sang một Balance Sheet account.
Chart of Accounts được tổ chức theo drawers và levels. Hãy xem xét một ví dụ về Chart of Accounts. Chart of Accounts thay đổi tùy thuộc vào localization của công ty. Việc tổ chức Chart of Accounts tuân theo Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Cửa sổ Chart of Accounts tổ chức các accounts theo drawers.
Trong General Ledger, chúng ta phân biệt giữa Balance Sheet drawers và Income Statement drawers, còn được gọi là Profit and Loss.
Hãy bắt đầu với Balance Sheet Accounts:
- Ba drawers đầu tiên: Assets, Liabilities và Equity (hoặc Capital and Reserves) thường chứa Balance Sheet Accounts, chẳng hạn như Sales Tax và Accounts Payable Account.
- Bookkeeping balance của các tài khoản này được giữ từ fiscal year này sang fiscal year tiếp theo.
- Balance Sheet Accounts phản ánh giá trị tiền tệ của công ty – stock, assets, debt, v.v.
Tiếp theo, chúng ta có Profit and Loss Accounts:
- Ở các drawers tiếp theo: Revenues (hoặc Turnover), Cost of Sales, Expenses (hoặc Operating Costs), Financing (hoặc Non-Operating Income and Expenditure), và Other Revenues and Expenses (hoặc Taxation and Extraordinary Items) thường chứa Profit and Loss Accounts, chẳng hạn như income hoặc expense accounts.
- Bookkeeping balance của các tài khoản này phải được cleared vào cuối mỗi fiscal year trong Period End Closing process.
- Profit and Loss Accounts phản ánh sự thay đổi trong giá trị công ty, chẳng hạn như: khi bạn bán stock – cost of goods sold account bị ảnh hưởng và làm tăng revenues.
Cuối cùng, chúng ta có hai optional purpose profit and loss drawers.
- Các drawers này không có predefined purpose cố định và trong hầu hết các trường hợp là trống, tùy thuộc vào localization và Chart of Accounts template.
- Nếu cần, mỗi công ty có thể chỉ định additional drawer cho một accounting area cụ thể.
Financial reporting requirements định hướng hầu hết các quyết định thiết lập và cấu hình ban đầu trong Chart of Accounts.
Các Financial Reports khác nhau chạy trên account balances liên quan đến một date range được chọn và trình bày chúng theo drawer level:
- Balance Sheet tóm tắt giá trị của business’ assets, liabilities và owner’s equity accounts.
- Trial Balance hiển thị cho mỗi tài khoản: beginning balance cho một period cụ thể, tất cả debits và credits, và ending balance.
- Profit and Loss Statement được xác định sau khi kết thúc fiscal year. Balances của expense accounts sẽ được trừ từ balances của revenue accounts để tính toán profit hoặc loss cho fiscal year.
Chart of Accounts sắp xếp các General Ledger Accounts của công ty trong một hierarchical structure. Mức cao nhất trong cấu trúc (level 1) bao gồm các sections hoặc groups cho các loại tài khoản khác nhau (assets, liabilities, capital and reserves, turnover, v.v.). Hệ thống hiển thị section như một cabinet drawer. Mỗi drawer có một section title. Bạn có thể thay đổi drawer title nếu cần. Tên cập nhật sẽ xuất hiện trong Financial Reports. Bạn có thể định nghĩa tối đa 10 levels. Trong khi level 1 là drawer level, các levels tiếp theo có thể được sử dụng làm titles để nhóm các tài khoản và cho active accounts.Nên tổ chức các tài khoản theo level một cách logic, phù hợp với financial accounting và reporting processes của localization của bạn.
Hệ thống hiển thị titles bằng màu xanh dương và active accounts bằng màu đen. Các tài khoản được định nghĩa trong G/L Account Determination (Default Accounts) được hiển thị bằng màu xanh lá cây. Một title account tóm tắt tất cả balances của active accounts bên dưới nó. Hãy xem xét ví dụ cụ thể về Chart of Accounts có 5 levels:
- Levels 2 đến 4 có thể chứa active accounts hoặc titles kết hợp nhiều active accounts. Level 5, trong ví dụ này, chỉ chứa active accounts.
- Lưu ý rằng chỉ active accounts có thể được posted trong SAP Business One.
- Financial Reports hiển thị cả title và active account balances.
Để có cái nhìn rõ ràng và có cấu trúc về trạng thái tài chính của công ty trong báo cáo, nên định nghĩa tất cả active accounts ở cùng một level. Trong ví dụ của chúng ta, tất cả active accounts được định nghĩa ở level 5.
Trong Chart of Accounts, có nhiều định nghĩa liên quan đến tài khoản. Bây giờ chúng ta sẽ đề cập đến một số trong số đó.
Nếu người dùng muốn thêm một vài tài khoản mới để ghi nhận các expenses và revenues liên quan đến một summit lớn mà họ sắp tham dự.
Đầu tiên, bạn có thể chọn account currency. Mỗi tài khoản trong Chart of Accounts có thể có currency khác nhau hoặc được thiết lập là phù hợp với all currencies.
Người dùng xác nhận rằng new account currency là local currency. Sau đó, liên kết tài khoản với một financial project. Điều này cho phép tạo Financial Reports được lọc cho project này. Người dùng nhập một financial project code mới được tạo cho summit này.
Cuối cùng, người dùng chọn Account Details để mở cửa sổ G/L Account Details của Summit 17 - travel expense account. Trong trường Active, người dùng thiết lập một period mà tài khoản sẽ active, bắt đầu từ tháng Ba và kết thúc vào cuối năm. Với cách tiếp cận này, người dùng đảm bảo không có transactions nào được ghi nhận cho tài khoản này vào năm sau.
Lưu ý rằng theo mặc định, tất cả accounts đều active mà không có period restriction.
Một định nghĩa hữu ích khác trong cửa sổ G/L Account Details là Account Balance Allowed. Người dùng mở cửa sổ G/L Account Details để nhập minimum và maximum balances allowed cho petty cash account. Người dùng muốn đảm bảo tài khoản không giảm xuống dưới balance 100 và do đó nhập giá trị 100 vào trường From. Ngoài ra, khi petty cash balance đạt 5000, người dùng muốn chuyển cash sang company’s bank account. Do đó, người dùng thiết lập maximum balance là 5000.
Người dùng đã định nghĩa một blockage validation trong cửa sổ Document Settings, như được hiển thị trong hình trên.