Trong SAP Business One, Journal Entry được tự động posted từ nhiều documents, chẳng hạn như A/R Invoices và A/P Invoices. Ngoài ra, bạn có thể manually post một Journal Entry trực tiếp vào G/L Account hoặc Business Partner sub-ledger account. Tất cả Journal Entries được posted vào một file trong SAP Business One – Journal Entries file. Bạn có thể thiết lập các defaults khác nhau cho Journal Entries. Và bạn cũng có thể thay đổi một số document settings cho từng Journal Entry riêng lẻ.
Tất cả Journal Entries đều tham chiếu đến type và number của origin document, vì thường Journal Entries được tạo tự động từ một document khác.
Ví dụ, IN được sử dụng cho customer invoices. Origin documents của Manual Journal Entries là chính các Journal Entries. Vì lý do này, chúng tham chiếu đến chính mình và có type JE (chuẩn cho Journal Entry). Và hầu hết Journal Entries tham chiếu đến các document types khác (ví dụ: PU cho A/P Invoices).
Các bạn có thể mở Journal Entry từ mô-đun Financials. Màn hình để nhập Journal Entries được chia thành ba khu vực: document header data, expanded editing mode cho một item, và items table. Các bạn cũng có thể hiển thị hoặc ẩn expanded editing mode. Mode này luôn tham chiếu đến row được chọn hiện tại và hiển thị tất cả item fields để bạn nhập dữ liệu liên quan. Và khi sử dụng Form Settings, bạn có thể định nghĩa các columns hiển thị trong items table. Lưu ý rằng bạn cũng có thể import rows của Journal Entries từ Excel bằng cách chọn nút Import from Excel.
Các bạn có thể nhập nhiều lines với debit hoặc credit amounts. Trong mỗi line mà người dùng thêm, SAP Business One sẽ đề xuất một balancing amount mà họ có thể cập nhật. Khi nhập Manual Journal Entries, trong mỗi line, đặt con trỏ vào trường G/L Acct/BP Code và nhấn Tab để hiển thị accounts list, hoặc CTRL + Tab để hiển thị Business Partners Master Data list.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng context menu để mở list of accounts hoặc list of business partners. Và lưu ý rằng bạn có thể tìm kiếm một account hoặc business partner bằng trường G/L Acct/BP Name. Nếu bạn biết ký tự đầu tiên của customer code hoặc name, hãy nhập ký tự đó, theo sau là dấu sao (). Sau đó, nhấn CTRL + Tab để tạo list của tất cả customer codes bắt đầu bằng ký tự này.
Nếu bạn biết một phần customer code hoặc name, đặt dấu sao () trước, sau đó nhập partial code hoặc name. Sau đó nhấn CTRL + Tab để hiển thị list của tất cả records chứa chuỗi bạn đã nhập. Tương tự đối với account nhưng nhấn Tab để hiển thị accounts list.
Người dùng có thể mắc lỗi nhập liệu. Kết quả là, Journal Entry được tạo có thể chứa thông tin không chính xác. Để cung cấp một audit của việc sửa chữa, người dùng phải reverse Journal Entry sai trước, sau đó capture document một cách chính xác. Để cancel một Manual Journal Entry, chọn Cancel từ menu Data hoặc trực tiếp từ context menu của Journal Entry.
Bạn có thể chỉ định liệu reversal transactions được thực hiện:
- Như standard reverse transactions, hoặc
- Như reverse transactions with negative amounts.
Phương pháp bạn chọn cũng xác định automatic reversal journal entry được tạo cho các canceled marketing documents.
Standard reverse transaction khiến hệ thống post debit in error thành credit và credit in error thành debit. Điều này sửa chữa balance của các accounts. Tuy nhiên, standard reverse transaction gây ra sự gia tăng bổ sung trong totals ở debit side và credit side, điều này có thể gây hiểu nhầm.
Ở phía bên trái của hình ảnh mình minh họa, bạn có thể thấy một ví dụ về Journal Entry có lỗi và reversal entry tương ứng. Ở phía bên phải, bạn có thể thấy tác động của reversal entry đến balance của account A. Total balance được cleared, nhưng debit side không bị ảnh hưởng và credit side tăng lên.
Reverse transaction with negative amounts khiến hệ thống post debit in error thành negative debit và credit in error thành negative credit. Điều này không chỉ sửa chữa balance của accounts mà còn sửa totals. Như bạn có thể thấy trong hình ảnh trong account balance table.
Tùy thuộc vào quốc gia, standard reverse transactions hoặc reverse transactions with negative amounts có thể được yêu cầu.
Bạn có thể thiết lập loại reversal nào được sử dụng trong cửa sổ Company Details trong khu vực System Initialization của mô-đun Administration. Trên tab Basic Initialization, bạn có thể chọn trường Allow Negative Amounts for Reversal Transaction Posting để bật reverse transaction with negative amounts. Nếu không, hệ thống sẽ sử dụng standard reverse transaction.
Thiết lập này áp dụng cho cả automatic (ví dụ: A/R Invoice) và Manual Journal Entries.
Khi nhập một Manual Journal Entry, bạn có thể chọn checkbox Reverse. Điều này cho phép bạn tạo một reversal transaction cho Journal Entry hiện tại và định nghĩa date mà reversal transaction nên được tạo.
Ví dụ sử dụng tùy chọn này có thể là trong trường hợp công ty cần phát hành period reporting và có một số revenue deferrals. Khi reverse date của transaction đến, cửa sổ Reverse Transactions xuất hiện khi log-in. Ngoài ra, bạn có thể mở cửa sổ Reverse Transactions từ mô-đun Financials. Bạn thực hiện reverse transaction bằng cách chọn nút Execute. Kết quả là, một new transaction được tạo. Trường Remarks của transaction này hiển thị text (Reversal) và number của original transaction. Tùy chọn Reverse bị disabled. Trong original transaction, tùy chọn Reverse không hiển thị, và từ Cancelled cho biết transaction đã bị cancelled.
Lưu ý!
- Reverse transactions chỉ có thể được posted nếu reverse date đã đến, và
- Bạn chỉ có thể reverse mỗi Journal Entry một lần.