Đây là bài viết hướng dẫn thực hành về các nghiệp vụ liên quan đến kế toán công nợ phải thu trên hệ thống SAP S/4HANA Cloud. Sau khi đã học cách tạo khách hàng và nhân viên, bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo một chứng từ hóa đơn để ghi nhận công nợ phải thu, cũng như cách xử lý các nghiệp vụ liên quan như điều chỉnh giảm công nợ và sử dụng các công cụ hỗ trợ để làm việc nhanh hơn.
Bạn cũng có thể xem lại các bài viết trước đó cùng chủ đề về SAP S/4HANA FICO với chuyên mục kế toán phải thu:
Mục tiêu của bài viết này là giúp các bạn hiểu và thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến kế toán công nợ phải thu, đồng thời biết cách tạo một chứng từ hóa đơn trên hệ thống SAP S/4HANA Cloud. Nội dung sẽ chia thành ba phần chính:
- Thứ nhất là hạch toán hóa đơn tăng công nợ phải thu, bao gồm hóa đơn cho khách hàng trong nước, nước ngoài, và khách hàng vãng lai;
- Thứ hai là ghi nhận điều chỉnh giảm công nợ;
- Thứ ba là các công cụ hỗ trợ hạch toán nhanh, như tạo chứng từ dựa trên chứng từ cũ hoặc upload hàng loạt.
Mình sẽ tập trung vào việc tạo thủ công một hóa đơn tăng công nợ phải thu trước, rồi lần lượt đi qua các phần còn lại nhé.
Để ghi nhận công nợ phải thu, các bạn sẽ sử dụng ứng dụng Create Outgoing Invoices trên SAP S/4HANA Cloud. Ứng dụng này cho phép ghi nhận công nợ của khách hàng hoặc nhân viên, ví dụ khi công ty bán hàng mà chưa thu tiền, cần hạch toán tăng công nợ phải thu và tăng doanh thu. Theo quy định kế toán Việt Nam, cụ thể là Thông tư 200 của Bộ Tài chính, khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, bút toán sẽ bao gồm tăng công nợ phải thu của khách hàng, tăng doanh thu bán hàng, và ghi nhận thuế phải nộp nếu có.
Ví dụ, nếu bán hàng trị giá 1.000 USD với thuế suất 9%, bút toán sẽ là tăng công nợ phải thu 1.000 USD, tăng doanh thu 917,43 USD, và tăng thuế phải nộp 82,57 USD. Bây giờ, mình sẽ mở giao diện hệ thống để hướng dẫn các bạn cách nhập hóa đơn này.
Trên giao diện chính của SAP S/4HANA Cloud, các bạn tìm thanh tìm kiếm với biểu tượng kính lúp, gõ “AR Invoice” và nhấn Enter. Hệ thống sẽ hiển thị ứng dụng AR Invoice, các bạn nhấn vào để vào màn hình tạo hóa đơn.
Màn hình này chia thành hai phần: phần Header chứa thông tin chung của hóa đơn, như khách hàng, ngày hóa đơn, số tiền; phần Line Item chứa chi tiết hạch toán, như tài khoản doanh thu.
Để tạo hóa đơn, trước tiên các bạn cần chọn khách hàng. Ở ô Customer, nhập mã khách hàng, ví dụ “1000135” (mã của “The BIKE Zone” từ bài trước), hoặc tìm kiếm bằng tên, Ví dụ mình nhập mã là “BZ”. Nếu không nhớ mã, nhấn biểu tượng hai tờ giấy chồng lên nhau (F4) để mở màn hình tìm kiếm, nhập từ khóa “BZ” và nhấn Go.
Hệ thống sẽ liệt kê các khách hàng khớp với từ khóa. Nhấn đúp để chọn, và mã khách hàng sẽ tự động điền vào ô Customer.
Tiếp theo, nhập ngày hóa đơn, tức Invoice Date, chọn ngày hiện tại, ví dụ ngày thực hành hôm nay. Ngày hạch toán, tức Posting Date, thường trùng với Invoice Date để dễ quản lý công nợ và báo cáo.
Ở ô Reference, nhập số hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, ví dụ “.001” theo quy tắc công ty, để tra cứu sau này.
Nếu ô Document Type không hiển thị, các bạn vào Editing Options, tìm mục Document Type Option,
Chọn “Document Type Ready for Change”, nhấn Change User Master, và hệ thống sẽ hiển thị ô Document Type. Mặc định, hóa đơn phải thu có Document Type là “DR” (Customer Invoice). Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm, Document Type sẽ là “DG” (Credit Memo), phần này mình sẽ thực hành sau.
Sau đó, nhập số tiền hóa đơn ở ô Amount, ví dụ 1.000 USD, bao gồm thuế nếu có. Ở ô Calculate Tax, tích chọn để hệ thống tự tính thuế. Chọn Tax Code, như “S1” (thuế suất 9% trong hệ thống demo), và nhấn Enter. Hệ thống sẽ hiển thị thuế suất để xác nhận. Thuế suất này sẽ tự áp dụng cho các Line Item bên dưới, trừ trường hợp hóa đơn có nhiều thuế suất khác nhau, khi đó các bạn có thể chỉnh sửa riêng cho từng dòng.
Chuyển sang phần Line Item, các bạn nhập chi tiết hạch toán tài khoản doanh thu. Ở ô G/L Account, tìm tài khoản doanh thu, như “Revenue” hoặc “4100” (Domestic Revenue) cho khách hàng trong nước. Nhấn F4 để chọn nếu không nhớ mã.
Hệ thống mặc định hạch toán bên Có (Credit) cho doanh thu, đúng với bút toán kế toán. Nhập số tiền, như 1.000 USD (bao gồm thuế, vì đã chọn Calculate Tax).
Tiếp theo, chọn Profit Center, như “Sales B2B”, để phân tích doanh thu theo trung tâm lợi nhuận. Nhấn F4, chọn Profit Center trong Company Code, ví dụ “S001”, rồi nhấn Go.
Hệ thống liệt kê các Profit Center, các bạn chọn và nhấn Continue.
Tương tự, ở ô Profit Segment, chọn chiều phân tích doanh thu, như tổ chức bán hàng Singapore, để phân bổ doanh thu theo sản phẩm hoặc loại hóa đơn.
Sau khi nhập Line Item, kiểm tra ô Balance ở trên cùng. Nếu Balance bằng 0 và biểu tượng màu xanh, nghĩa là tài khoản công nợ và doanh thu đã cân bằng. Nếu Balance không bằng 0, ví dụ công nợ là 1.000 USD nhưng doanh thu chỉ 900 USD, biểu tượng sẽ màu đỏ, và hệ thống không cho lưu. Các bạn cần sửa lại số tiền cho khớp, như 1.000 USD cho cả hai.
Sau đó, nhấn Simulate để xem trước bút toán. Màn hình Simulate hiển thị thông tin Header (Document Type DR, ngày hóa đơn, khách hàng) và Line Item (công nợ phải thu, doanh thu, thuế). Hệ thống tự tính thuế: 917,43 USD doanh thu và 82,57 USD thuế (với thuế suất 9%).
Nếu bút toán đúng, nhấn Post để lưu. Hệ thống sẽ tạo số chứng từ, ví dụ “Document 1800000015 posted in Company S001”. Ghi lại số chứng từ này để tra cứu sau. Các bạn làm kế toán nên tập thao tác bấm Simulate này để kiểm tra kỹ lại các thông tin.
Để xem lại chứng từ, vào menu Documents, chọn Display, nhập số chứng từ “1800000015” và Company Code “S001”. Hệ thống hiển thị chi tiết: hóa đơn cho khách hàng 1000135, số tiền 1.000 USD, doanh thu 917,43 USD, thuế 82,57 USD, với đơn vị tiền tệ SGD (đồng Singapore). Vậy là các bạn đã tạo xong một hóa đơn tăng công nợ phải thu.
Tóm lại, bài viết này mình đã hướng dẫn cách tạo hóa đơn công nợ phải thu trên SAP S/4HANA Cloud bằng app AR Invoice, từ chọn khách hàng, nhập ngày hóa đơn, số tiền, đến hạch toán tài khoản doanh thu và thuế. Các bước bao gồm nhập Header, Line Item, kiểm tra Balance, Simulate, và Post. Cảm ơn các bạn đã theo dõi, bài viết sau mình sẽ thực hành điều chỉnh giảm công nợ và các công cụ hạch toán nhanh nha! Nếu có gì chưa rõ hay cần tư vấn thì cứ liên hệ mình hoặc để lại comment bên dưới nhé.
Khanh Nguyễn 04 July 2025