Chào mừng các bạn đến với bài viết này. Tiếp nối các chuỗi bài chia sẻ về thông tin hệ thống SAP, bài viết này mình sẽ trình bày tổng hợp về thành phần của một hệ thống SAP trong doanh nghiệp, các phần chính và các công cụ hỗ trợ.
Tất cả các dự án CNTT hay Hệ thống thông tin đều không nằm ngoài mục đích là giải quyết 1 bài toán nào đó trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta. Các giải pháp của SAP cũng không nằm ngoài mục đích đó và cụ thể hơn là giải quyết các vấn đề về quản trị doanh nghiệp.
Trong bài viết này mình sẽ tập trung chia sẻ về các thông tin hệ thống SAP cơ bản đã có. Đối với góc nhìn của các anh chị đã tiếp xúc SAP, sử dụng vận hành lâu năm, đây là một hệ thống thực sự phức tạp, đôi lúc cũng thực sự khó hiểu đối với chính bản thân các anh/chị trong ngành này. Mình hi vọng qua một số bài viết như thế này có thể giúp mọi người hình dung rõ ràng hơn cấu trúc của hệ thống. Các vị trí công việc này khi đã bắt đầu định hướng theo ngành, lộ trình nghề nghiệp cụ thể,... Nếu có các thông tin nào còn thiếu hoặc sai xót, các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để chúng ta có thể cùng tìm hiểu và trao đổi với nhau.
Đầu tiên, SAP có rất nhiều sản phẩm cho nhiều ngành nghề đang hoạt động. Bạn có thể hình dung từ các ngành phức tạp như hàng không vũ trụ, khai thác mỏ,... cho đến các lĩnh vực thông dụng hơn như sản xuất phức tạp, thời trang, bán lẻ, phân phối,... thì SAP đều có giải pháp hoàn thiện để đáp ứng cho từng nhóm ngành nghề trên thế giới hiện tại.
Bạn có thể tham khảo các sản phẩm theo từng nhóm ngành nghề của SAP tại đây. Và để đáp ứng cho từng ngành nghề đó, SAP có hàng loạt các sản phẩm liên quan để đáp ứng từng yêu cầu cụ thể tại đây. Bên cạnh đó còn có nhiều các công cụ hỗ trợ thêm nữa mà phạm vi bài viết này chúng ta sẽ không đề cập đến hết được.
Từ 2015 đến hiện tại, thông thường nếu biết đến SAP, thường sản phẩm bạn được tiếp cận là SAP S/4 HANA (bạn cũng có thể tìm hiểu SAP Business One). SAP S/4HANA là một hệ thống ERP toàn diện mà khách hàng có thể bắt đầu với các phân hệ cơ bản và sau đó khi phát triển các quy trình phức tạp thêm thì có thể bổ sung sau này. Đây được coi là nền tảng toàn diện nhất khi giải pháp hỗ trợ tất cả các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp từ quy trình từ đặt hàng đến thu tiền, mua hàng đến thanh toán, và nhiều quy trình khác.
Ngoài core SAP S/4HANA Enterprise Management còn được cải thiện và mở rộng thêm bởi các Giải pháp LOB (Line of Business). Trong quá khứ, hãng SAP đã có nhiều ứng dụng bổ sung xung quanh hệ thống (ví dụ: SAP ERP (Quản lý Tài nguyên Doanh nghiệp), SAP CRM (Quản lý Mối quan hệ Khách hàng) và SAP SRM (Quản lý Mối quan hệ Nhà cung cấp),...), nhưng có mô hình trùng lặp. Hiện nay, sự trùng lặp và lặp lại đã hoàn toàn được loại bỏ khỏi SAP S/4HANA. SAP S/4HANA được xây dựng một cách tối ưu để chạy trên nền tảng SAP HANA.
Các giải pháp LoB mà các bạn có thể đã từng nghe qua như: SAP Ariba, SAP Concur, SAP SuccessFactors, SAP Fieldglass, và SAP Customer Experience
Source: sap.com
Trong hình mô tả trên, cụm từ "SAP Intelligent Enterprise" là một khái niệm mà SAP sử dụng để mô tả tầm nhìn và chiến lược của họ trong việc đưa ra các giải pháp phần mềm và công nghệ để nâng cao sự thông minh của hệ thống và khả năng đáp ứng cho các doanh nghiệp. Đây là một chiến lược rộng và lớn, bao gồm một loạt các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ, nhằm giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển của khách hàng. Trong hình mô tả trên, có 4 thành phần chính bao gồm:
- Business Collaboration
- Business Process
- Business Application
- Business Technology
Business Collaboration: theo định nghĩa của SAP, hệ thống SAP không chỉ đề cập đến việc tương tác với các đối tác bên ngoài mà còn liên quan đến cách các phòng ban và nhóm làm việc tương tác và làm việc cùng nhau. SAP sẽ cung cấp tất cả các ứng dụng và nền tảng để tạo ra môi trường hợp tác kỹ thuật số, bao gồm SAP Jam và SAP Cloud Platform, giúp người dùng chia sẻ thông tin, làm việc nhóm và quản lý các dự án liên quan.
Đối với các vị trí SAP Consultant, các bạn sẽ tiếp xúc nhiều hơn với Business Process, Application và Technology trong hệ thống SAP. Từ đây chúng ta sẽ chia thành các đội về Technical Consultant và Functional Consultant.
Bây giờ chúng ta bắt đầu tìm hiểu về các khái niệm này và sau đó đối chiếu xem các vị trí nghề nghiệp tương ứng hoặc bạn có thể xem qua
I/ Business Process trong SAP
Đây là phần mô tả và quản lý các hoạt động và quy trình doanh nghiệp của một tổ chức. SAP cung cấp một loạt các quy trình doanh nghiệp tiêu chuẩn và tùy chỉnh để hỗ trợ các lĩnh vực chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về các quy trình doanh nghiệp quan trọng:
- Order to Cash (O2C - Từ Đặt hàng đến Thu tiền): Quy trình này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc từ lúc khách hàng đặt hàng cho sản phẩm hoặc dịch vụ cho đến khi khách hàng thanh toán. Nó bao gồm việc quản lý đơn đặt hàng, xuất kho, vận chuyển, và tài chính liên quan đến thu tiền.
- Procure to Pay (P2P - Từ Mua hàng đến Trả tiền): Quy trình này quản lý việc từ lúc doanh nghiệp đặt hàng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp cho đến khi họ thanh toán. Nó bao gồm việc quản lý quy trình đặt hàng, kiểm tra và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Record to Report (R2R - Ghi chép đến Báo cáo): Quy trình này liên quan đến quản lý tài chính và ghi nhận các dữ liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để tạo báo cáo tài chính và thuế.
- Hire to Retire (H2R - Từ Tuyển dụng đến Nghỉ hưu): Quy trình quản lý chuỗi quản lý nhân sự từ khi một nhân viên được tuyển dụng cho đến khi họ nghỉ hưu hoặc rời khỏi tổ chức.
- Request to Service (R2S - Từ Yêu cầu đến Dịch vụ): Quy trình quản lý yêu cầu từ khách hàng hoặc bên nội bộ và việc cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm tương ứng.
- Plan to Produce (P2P - Từ Kế hoạch đến Sản xuất): Quy trình quản lý việc lập kế hoạch và sản xuất sản phẩm.
- Asset Management (Quản lý Tài sản): Quy trình này liên quan đến quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm việc mua, bán, và bảo trì tài sản.
- Research and Development (Nghiên cứu và Phát triển): Quy trình này liên quan đến việc quản lý quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
- Supply Chain Management (Quản lý Chuỗi cung ứng): Quy trình này quản lý hoạt động trong chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý hàng tồn kho, đặt hàng và vận chuyển.
Source: sap.com
Quy trình này bắt đầu từ các đơn Sales Order khi các khách hàng bắt đầu đặt hàng, hệ thống bắt đầu kiểm tra hàng tồn kho, nếu hàng tồn kho có sẵn sẽ bắt đầu tiến hành đóng gói, giao hàng, xuất hóa đơn (+đề nghị thanh toán), thu tiền khách hàng và lên các báo cáo.
Nếu hàng tồn kho không có sẵn sẽ chuyển sang các quy trình về việc lập kế hoạch mua hàng (Procure to Pay) hoặc lên các lệnh MRP để tiến hàng sản xuất (Plan to Produce).
Trong quy trình trên, hệ thống lại có liên quan mật thiết đến Module về Tài chính kế toán (FICO), ví dụ như khi người dùng tạo Sales Order sẽ không ảnh hưởng tồn kho thực tế và không tạo bút toán phát sinh. Nhưng khi người dùng tạo phiếu Delivery sẽ bắt đầu ảnh hưởng tồn kho thực tế và các bút toán phát sinh.
Bạn có thể xem hình mô tả tiếp tục dưới đây:
Source: sap.com
Từ 1 quy trình nhỏ là Order to Cash, bây giờ chúng ta sẽ mở rộng ra hơn 1 chút. Có khá nhiều doanh nghiệp họ không chỉ quản lý đầu vào từ Sales Order mà còn muốn quản lý 1 cơ hội bán hàng tiềm năng từ phễu bán hàng của đội Marketing. Khi đó chiến lược chăm sóc khách hàng tiềm năng khá quan trọng, và họ muốn quản lý cả các chiến dịch chăm sóc khách hàng tiềm năng trước đó nữa. Khi đó chúng ta có thêm các quy trình như mô tả trên là Contact to Lead, Lead to Opportunity, Opportunity to Quote, Quote to Order, Order to Cash.
Và SAP ngoài SAP S/4 HANA sẽ có thêm một số các ứng dụng liên quan để hỗ trợ các quy trình này như SAP Customer Data Cloud, SAP Sales Cloud, SAP Commerce Cloud, SAP Marketing Cloud,…
Source: sap.com
Những phần mình kể trên đây chỉ là 1 quy trình nhỏ trong bức tranh tổng quan các quy trình hoạt động của 1 doanh nghiệp (Business Process). Đối với các module khác, ngoài các quy trình chuẩn của SAP S/4 HANA, hãng cũng có các phần giải pháp mở rộng hơn để đáp ứng các nhu cầu vận hành của Doanh nghiệp.
Các bạn SAP Functional Consultant sẽ là người lấy các yêu cầu và tư vấn các quy trình này đến người dùng doanh nghiệp để áp dụng vào hệ thống.
Xem thêm:
II/ Business Application trong SAP
Hệ thống SAP không chỉ là 1 phần mềm mà còn là cả bộ giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị tốt hơn. Sau khi đã tìm hiểu tổng quan về phần Business Process (Quy trình doanh nghiệp) rồi thì chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp theo phần Business Application (Các ứng dụng dành cho doanh nghiệp). Bắt đầu từ đây sẽ là phần kỹ thuật của hệ thống.
Các bạn cũng có thể xem qua hình này, đây là quá trình phát triển của SAP S/4 HANA từ các công nghệ ban đầu thuở sơ khai như Mainframe, mô hình Client/Server. Đến giai đoạn hiện tại, các khái niệm về Intelligent Enterprise hay sau này là Intelligent Suite đã không còn quá xa lạ nữa.
Trong đây, SAP S/4HANA là ứng dụng quản lý doanh nghiệp chính của SAP. Hệ thống cung cấp các chức năng quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất, và nhiều lĩnh vực khác để quản lý hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức.
"SAP Intelligent Suite" là một tập hợp các ứng dụng và giải pháp của SAP được thiết kế để tận dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (Machine Learning), và xử lý dữ liệu lớn (Big Data) để cải thiện hiệu suất, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo ra giá trị kinh doanh đáng kể. SAP Intelligent Suite bao gồm các ứng dụng trong nhiều lĩnh vực bao gồm tài chính, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng và nhiều lĩnh vực khác mà ở phần bên trên mình đã có nêu qua bao gồm:
-
SAP S/4 HANA
-
SAP Analytics Cloud
- SAP Customer Experience (CX)
- SAP SuccessFactors
- SAP Ariba
- SAP Fieldglass
Bên cạnh đó, các yêu cầu về hạ tầng (infrastructure) cũng là 1 phần rất quan trọng trong dự án để đảm bảo rằng các ứng dụng và giải pháp SAP có thể hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Để triển khai và quản lý cơ sở hạ tầng này, thường cần có sự hỗ trợ từ các chuyên gia SAP hoặc nhà cung cấp dịch vụ IT chuyên nghiệp.
Từ các yêu cầu về Cơ sở dữ liệu lưu trữ là SAP HANA. Đây là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ và nhanh chóng, được phát triển bởi SAP. SAP HANA là nền tảng dữ liệu cơ sở cho hầu hết các ứng dụng SAP hiện đại.
Bên cạnh đó là các yêu cầu về máy chủ (server) vật lý hoặc ảo hóa để cài đặt cơ sở dữ liệu SAP HANA và các ứng dụng SAP. Thường có các yêu cầu cụ thể về tài nguyên máy chủ, bộ nhớ và lưu trữ tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp.
Tiếp đến là việc đảm bảo kết nối các chi nhánh và nhiều vị trí khác nhau. Cơ sở hạ tầng mạng cần được thiết kế và quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn cho các ứng dụng SAP. Điều này bao gồm mạng LAN (Local Area Network) và mạng WAN (Wide Area Network) được thiết lập. Cơ sở hạ tầng SAP cần được bảo vệ chặt chẽ để đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định về bảo mật. Điều này bao gồm các giải pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý danh tính, kiểm tra an ninh, và nhiều biện pháp khác nữa.
Trong việc cài đặt hệ thống, kiểm soát cơ sở hạ tầng, thiết lập kết nối, bảo mật,... công việc của các bạn SAP Basis là cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống được vận hành ổn định và xuyên xuốt.
Kể từ 2020, SAP có các chính sách không còn bán License để triển khai SAP máy chủ vật lý (On-Premise) nữa mà hướng khách hàng chuyển hẳn sang các giải pháp Cloud bằng nhiều hình thức. Khách hàng doanh nghiệp chọn triển khai SAP trên các nền tảng đám mây công cộng hoặc đám mây riêng (private cloud) để tận dụng khả năng mở rộng và quản lý dễ dàng hơn.
Trong quá trình chuyển đổi, khách hàng có thể chọn việc giữ lại hệ thống cũ đang sử dụng hay nâng cấp lên các phiên bản mới được cập nhật nhiều tính năng hơn. Việc một khách hàng sử dụng hệ thống On-Premise, On Cloud hay giải pháp Hybrid cũng không còn quá xa lạ. Khi chuyển đổi hệ thống, đội SAP Technical Consultant sẽ làm các công việc liên quan đến Migrate dữ liệu.
Bên cạnh đó, các chuyên gia lập trình làm việc trên nền tảng SAP được gọi là ABAPer sử dụng ngôn ngữ lập trình ABAP (viết tắt của cụm từ Advanced Business Application Programming). Đây là ngôn ngữ lập trình được phát triển bởi SAP để phát triển và tùy chỉnh ứng dụng trên các hệ thống SAP. SAP ABAP có vai trò quan trọng trong việc duy trì, mở rộng và tùy chỉnh hệ thống SAP để đảm bảo rằng hệ thống phù hợp với mục tiêu và quy trình kinh doanh của tổ chức.
Và kể từ 2013, khi SAP trình làng giao diện Fiori, trong bộ phận SAP Technical Consultant sẽ phát sinh thêm 1 bộ phận chuyên môn là SAP Fiori, những người chuyên lập trình giao diện Fiori cho hệ thống. Giao diện Fiori là một giao diện hướng đến người dùng sử dụng các nghiệp vụ hằng ngày mà không cần nhớ về các T-Code như khi sử dụng giao diện GUI trước đó. Mình sẽ có bài viết chi tiết về phần này sau.
Thời điểm hiện tại, khi khách hàng triển khai SAP sẽ có 2 phiên bản sản phẩm là RISE with SAP và GROW with SAP. Vì thực tế hiện tại, một giải pháp đóng gói phù hợp cho tất cả doanh nghiệp thực sự là không khả thi. SAP đã thực hiện một cách tiếp cận khác bằng cách tập hợp một danh mục các module gồm nhiều giải pháp khác nhau có thể được tích hợp vào một nguồn thông tin cốt lõi duy nhất.
Ở đây khách hàng có thể lựa chọn giải pháp có quy trình vận hành được tiêu chuẩn hóa gọi là BEST PRACTICE của SAP hoặc các khách hàng yêu cầu mức độ tùy chỉnh cao trong quy trình vận hành, muốn đổi thay đổi các quy trình trên hệ thống theo quy trình vận hành của họ thì hệ thống vẫn sẵn sàng đáp ứng.
Khi doanh nghiệp bắt đầu đưa các hệ thống như SAP vào doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ bắt đầu quen với khái niệm BEST PRACTICE, đây là các thông lệ tốt nhất của ngành. Và hiện nay còn có 1 khái niệm mới nữa là NEXT PRACTICE, là các thông lệ tốt nhất trong tương lai. Tức là từ cái BEST PRACTICE ở hiện tại, chúng ta tạo ra NEXT PRACTICE trong tương lai. Đó là giá trị của các hệ thống như SAP mang lại việc quản trị doanh nghiệp tốt hơn.
Mô hình cung cấp dịch vụ SAP sẽ là SAP cung cấp và quản lý phần mềm, hỗ trợ, cơ sở hạ tầng và dịch vụ kỹ thuật. Các đối tác cung cấp các dịch vụ tư vấn, triển khai và quản lý ứng dụng để hỗ trợ khách hàng chuyển đổi liền mạch sang Cloud.
III/ Business Technology Platform
Source: sap.com
SAP là một nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới và họ cung cấp nền tảng Business Technology Platform riêng của mình. Nền tảng SAP BTP tập hợp dữ liệu và phân tích, trí tuệ nhân tạo, phát triển ứng dụng, tự động hóa và tích hợp trong một môi trường thống nhất. Đây là một nền tảng mở, lấy doanh nghiệp làm trung tâm cho toàn bộ hệ sinh thái SAP, cho phép người dùng tích hợp và tạo ra giá trị từ dữ liệu, đồng thời dễ dàng mở rộng giải pháp SAP và bên thứ ba của họ để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng phát triển.
Trong hình mô tả trên, các bạn có thể thấy bốn danh mục chính: quản lý dữ liệu và cơ sở dữ liệu, phát triển và tích hợp ứng dụng, phân tích và các công nghệ thông minh.
Hiện tại với việc các công ty bắt đầu chuyển hệ thống lên Cloud, độ tin cậy và bảo mật là những đặc điểm thiết yếu cần có. SAP BTP cho phép các khách hàng sử dụng có thể đổi mới trên Cloud mà không can thiệp vào các ứng dụng core, giúp chuẩn hóa hệ thống SAP đang vận hành. Trên đây, các khách hàng hoặc đối tác có được môi trường phù hợp để di chuyển các tùy chỉnh (customize) hiện có lên Cloud và phát triển các tùy chỉnh mới, đơn giản hóa việc bảo trì và cải thiện độ tin cậy của các ứng dụng SAP. Tất cả đều nằm trong một môi trường an toàn và được quản lý tốt hơn.
a/ SAP Build
SAP Build là giải pháp low-code giúp đẩy nhanh quá trình phát triển và tự động hóa. Tạo ứng dụng, tự động hóa quy trình và thiết kế trang web kinh doanh bằng cách kéo và thả đơn giản.
b/ Dữ liệu và phân tích
Việc triển khai các giải pháp phân tích và dữ liệu SAP cung cấp cho các tổ chức kiến trúc đám mây mở, hiện đại, giúp tận dụng tối đa giá trị của dữ liệu SAP và Non-SAP.
Các bạn có thể tìm hiểu thêm một số giải pháp Data and Analytics bao gồm:
SAP Integration Suite là một nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS). Kết nối và tự động hóa các quy trình doanh nghiệp với các tích hợp hệ thống thông qua API, trình kết nối và một số phương pháp có sẵn.
Nền tảng tích hợp dưới dạng dịch vụ (iPaaS) cung cấp dịch vụ đám mây cho các kịch bản tích hợp ứng dụng, dữ liệu, quy trình và kiến trúc hướng dịch vụ (SOA). Đó là một nền tảng nhiều đối tượng thuê hỗ trợ tích hợp giữa đám mây với đám mây, đám mây với tiền đề, từ tiền đề đến tiền đề và B2B. Nó hỗ trợ tích hợp và mở rộng quy mô theo thời gian thực để đáp ứng nhu cầu số lượng lớn của thiết bị di động; trích xuất, chuyển đổi và tải (ETL); và môi trường trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
Nền tảng tích hợp doanh nghiệp dưới dạng dịch vụ (EiPaaS) là một bộ dịch vụ đám mây giải quyết nhiều tình huống khác nhau, bao gồm tích hợp ứng dụng và dữ liệu, cũng như một số sự kết hợp giữa quy trình, hệ sinh thái, thiết bị di động, hệ thống hỗ trợ AI và tích hợp IoT và Khả năng quản lý API và trung tâm tích hợp kỹ thuật số.
Nguồn: Gartner "Technology Insight for Enterprise Integration PaaS" Massimo Pezzini, Benoit Lheureux, ngày 31 tháng 7 năm 2019
Tóm lại SAP BTP là một platform giúp cho việc tích hợp các hệ thống trên cloud dễ dàng hơn, tăng khả năng bảo mật, nâng cao hiệu suất hoạt động, quản lý dữ liệu dễ dàng, đơn giản hóa việc mở rộng thêm các ứng dụng chuyên sâu,... Để chi tiết hơn về phần này, các bạn có thể xem qua phần giới thiệu SAP BTP.
Bài viết cũng khá dài rồi, trong các phần chia sẻ bên trên, mình hi vọng các bạn đã có thể hình dung từ khi các yêu cầu cụ thể ngoài thực tế của một doanh nghiệp phát sinh ra bắt đầu được thiết lập cơ bản trên hệ thống như thế nào và có các công cụ gì hỗ trợ cho việc đó. Bên cạnh đó tùy từng phần cụ thể mà sẽ có các vị trí công việc tương ứng. Nếu có thông tin nào chưa chính xác hoặc cần tìm hiểu thêm, các bạn có thể để lại bình luận hoặc liên hệ trực tiếp với mình nha.