Chào mừng mọi người đến với bài viết hôm nay!
Hiện tại, SAP S/4HANA là một hệ thống ERP mạnh và phức tạp, giúp các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với một hệ thống phức tạp như SAP, người dùng có thể cảm thấy bối rối khi phải làm quen với các thuật ngữ, khái niệm, và đặc biệt là các giao diện người dùng khác nhau. Trong SAP S/4HANA, hai giao diện người dùng chính mà bạn sẽ gặp là GUI (Graphical User Interface) và Fiori. Mỗi giao diện này đều có những ưu điểm và mục tiêu sử dụng khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng nhóm người dùng trong tổ chức.
Trong bài viết này, mình sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những sự khác biệt giữa GUI và Fiori, cùng với cách thức mỗi giao diện đáp ứng các yêu cầu công việc của người dùng SAP, đồng thời làm rõ sự chuyển đổi quan trọng từ GUI sang Fiori trong các doanh nghiệp sử dụng SAP S/4HANA.
Ok, Let's go nào!!!
I/ Giao Diện GUI (Graphical User Interface)
GUI là giao diện người dùng truyền thống của SAP. Đây là một phần không thể thiếu trong SAP S/4HANA và đã tồn tại qua nhiều phiên bản của hệ thống ERP SAP, từ các phiên bản R/2, R/3, ECC. Đây cũng là điểm khác biệt nhất giữa các phiên bản ECC trở về trước so với SAP S/4 HANA hiện tại. SAP GUI chủ yếu được thiết kế để phục vụ các tác vụ nghiệp vụ phức tạp và yêu cầu người dùng có sự am hiểu sâu về các T-Code (Transaction Codes). Ví dụ VA01 là T-Code dùng để tạo Sales Order chẳng hạn.
Khi sử dụng GUI, người dùng sẽ làm việc trên các màn hình phức tạp với nhiều fields (trường dữ liệu) mà cần phải nhập chính xác. Ví dụ, để tạo một đơn hàng bán hàng (Sales Order), người dùng phải nhập mã T-Code VA01, sau đó tiếp tục nhập các thông tin chi tiết vào các trường như số khách hàng, sản phẩm, giá cả, v.v. Điều này có thể gây khó khăn cho những người mới làm quen với hệ thống hoặc những người không có kiến thức sâu về SAP. Hơn nữa, GUI yêu cầu người dùng phải nhớ rất nhiều mã T-Code khác nhau để truy cập vào các chức năng của hệ thống. Điều này có thể trở nên rắc rối và dễ gây sai sót, đặc biệt khi người dùng không quen thuộc với từng tác vụ hoặc trường hợp nhập liệu.
Ưu điểm của GUI là sự linh hoạt và mạnh mẽ khi các bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác nhau trên một màn hình, và GUI hỗ trợ thực hiện các giao dịch phức tạp, đặc biệt là đối với các chuyên gia tư vấn (SAP Consultants) hoặc các nhà phát triển (Developers) hệ thống SAP.
Nhược Điểm của GUI là mặc dù giao diện GUI mạnh mẽ, nhưng nó không được tối ưu hóa cho trải nghiệm người dùng (UX). Cụ thể, những người dùng không có nhiều kinh nghiệm sẽ gặp phải khó khăn khi làm việc với các fields phức tạp và phải nhớ các T-Code cho từng công việc cụ thể. Điều này có thể dẫn đến sai sót và giảm hiệu suất làm việc.
Ví dụ đây là màn hình thể hiện các tham số cơ bản của một doanh nghiệp được cấu trúc trên hệ thống SAP S/4HANA. Công ty có mã US00 sẽ được gán về COA (Chart of Account) là GL00. Các cấu hình này sẽ được cài đặt bởi Constultant.
Hay đây là một màn hình làm việc bình thường trong hệ thống SAP S/4HANA với giao diện GUI.
Trước đây khi còn sử dụng Classic UI (GUI) thì người sử dụng của các phòng ban khác nhau sẽ vào chung 1 màn hình và làm việc chung trên màn hình đó, ai làm gì thì cần nhớ phần của người đó. Khi đó sẽ dẫn đến việc người sử dụng cần phải nhớ khá nhiều trong khi không phải bạn nào cũng có trình độ tiếng Anh tốt và nhập liệu tốt.
Việc nhớ nhiều các chi tiết như vậy sẽ làm người dùng khá rối và sẽ có một số lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Khá nhiều doanh nghiệp khi triển khai SAP giai đoạn đầu hay gặp phải vấn đề chấp nhận của người dùng với một số lý do như giao diện khó sử dụng,...dẫn đến việc khó chấp nhận thay đổi hệ thống.
Kể từ khi SAP phát triển SAP S/4HANA, Fiori đã trở thành giao diện người dùng chính, với mục tiêu cải thiện trải nghiệm người dùng (UX) và tăng cường tính thân thiện khi sử dụng hệ thống. Fiori không chỉ đơn giản là một giao diện đẹp mắt mà còn là một cải tiến toàn diện trong cách người dùng tương tác với hệ thống SAP. Fiori là một bộ giao diện ứng dụng (apps) dựa trên HTML5 và SAPUI5, được thiết kế với mục tiêu giúp người dùng thực hiện công việc dễ dàng hơn, đặc biệt là trong môi trường làm việc cần nhiều tính di động và tương tác.
Fiori chủ yếu tập trung vào việc làm đơn giản hóa quy trình công việc của người dùng, thay vì yêu cầu họ nhớ mã T-Code hay nhập liệu vào nhiều trường phức tạp. Giao diện này được chia thành các ứng dụng (apps) cụ thể cho từng công việc, ví dụ như tạo đơn hàng, duyệt đơn hàng, kiểm tra tồn kho, v.v. Người dùng chỉ cần mở các ứng dụng liên quan đến công việc của mình mà không cần phải hiểu biết sâu về các T-Code. Một điểm đặc biệt của Fiori là khả năng tùy chỉnh (personalization). Người dùng có thể thay đổi giao diện của mình để hiển thị các ứng dụng mà họ sử dụng thường xuyên nhất, giúp tăng hiệu quả công việc. Giao diện này cũng rất dễ sử dụng trên các thiết bị di động, giúp người dùng làm việc linh hoạt và nhanh chóng từ mọi nơi.
Tuỳ theo người dùng SAP là ai, nếu là người sử dụng để nhập liệu nhiều, các bạn Consultant hay là Developer sử dụng GUI sẽ tiện hơn. Mình lấy ví dụ các bạn apply vào doanh nghiệp sử dụng hệ thống SAP S/4HANA thì sẽ sử dụng giao diện SAP Fiori để làm việc, còn bên phía đối tác triển khai, các bạn SAP Consultant sẽ dùng SAP GUI để làm việc.
Có nhiều bạn khi sử dụng SAP ở mặt end-user cũng có chia sẻ là: "Khi em làm trong doanh nghiệp, em sẽ chỉ làm 1 vài quy trình cụ thể thôi. Không biết là em có làm đúng không, không biết là bạn trước em làm như thế nào và bạn sau em làm như thế nào" => Nghĩa là các bạn khó hình dung ra được 1 quy trình từ đầu đến cuối hơn.
User Type
User Type sẽ chia thành 3 nhóm: Occasional, Expert, Developer. Trong 3 nhóm này sẽ phân ra ai có thói quen sử dụng hệ thống như thế nào và thường sử dụng giao diện gì.
- Người dùng cuối (End-user): Nếu bạn là người dùng chỉ cần thực hiện những công việc đơn giản như nhập liệu, tạo đơn hàng, duyệt yêu cầu, thì Fiori sẽ là lựa chọn phù hợp vì tính đơn giản và tính năng hỗ trợ di động.
- Chuyên gia (Experts): Những người làm công việc tư vấn hoặc phải thao tác với nhiều dữ liệu và T-Code sẽ thấy GUI phù hợp hơn vì sự linh hoạt và khả năng xử lý nhiều giao dịch phức tạp trên một màn hình.
- Developer: Các nhà phát triển sẽ cần sử dụng cả GUI và Fiori để thực hiện các tác vụ tùy chỉnh và phát triển tính năng hệ thống.
Khi SAP S/4HANA còn triển khai On-premise ở Việt Nam thì bạn nào thích dùng GUI thì dùng GUI, bạn nào thích dùng Fiori thì dùng Fiori. Nhưng kể từ 2022 trở đi, khi các doanh nghiệp triển khai sử dụng SAP S/4HANA, người dùng sẽ chỉ còn dùng Fiori thôi và nhóm người dùng cuối này sẽ không còn dùng khái niệm T-Code. Giao diện GUI sẽ chỉ dùng cho Consultant và Developer.
Tiếp theo chúng ta có khái niệm về Type of Fiori Apps.
Chúng ta sẽ có 3 dạng app Fiori khi sử dụng. Đây là những khái niệm mà sau này nếu mọi người thi chứng chỉ thì trong đề thi cũng có hỏi khá là nhiều.
- Transactional: Đây là dạng giao diện mà các bạn cần nhập liệu các thông tin cần cho quy trình làm việc của các bạn. Hầu hết các giao diện mà bạn sử dụng trên Fiori sẽ là loại này.
- Analytical: Đây là dạng giao diện liên quan đến dashboard và phân tích về một chủ thể nào đó,...
- Factsheet: với giao diện này các bạn chỉ kiểm tra rà soát thông tin thôi và không chỉnh sửa gì cả. Thông thường là một giao diện Display 1 thông tin nào đó ví dụ như Display Sales Order, Display Business Partner Master Data. Đối với Factsheet, SAP có khái niệm gọi là "360 degree view" nghĩa là có thể view toàn bộ thông tin cho 1 chủ thể nào đó trong hệ thống. Nếu các bạn có tìm hiểu về các giải pháp quản lý khách hàng thì có khái niệm "Customer Data Platform - CDP" sẽ giúp người quản lý xem được tất cả các thông tin liên quan như là lịch sử tiêu dùng, thói quen mua hàng,... của khách hàng đó để có thể sử dụng nhiều vào các chương trình khác.
Đây là trang bắt đầu dành cho người dùng và chúng ta có thể customize giao diện này cho phù hợp với thói quen sử dụng cũng như một số app mà chúng ta thường dùng nhiều nhất. Việc chuyển đổi từ GUI sang Fiori được xem là một bước tiến lớn trong việc nâng cao trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quy trình công việc trong SAP. SAP S/4HANA, với Fiori, không chỉ đơn thuần là một giao diện người dùng mới mà còn là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Fiori được thiết kế để giúp người dùng dễ dàng tương tác với hệ thống mà không cần phải hiểu quá nhiều về các kỹ thuật SAP phức tạp. Do đó, SAP S/4HANA giúp các tổ chức chuyển đổi công việc từ những quy trình cứng nhắc và phức tạp (như trong GUI) sang các quy trình linh hoạt và dễ sử dụng hơn.
Đó là một số thông tin tổng quan nhất về GUI và Fiori mà bạn có thể tìm hiểu.
Mình là Khanh Nguyễn, mình đã tốn khá nhiều thời gian để biên soạn và viết lại nội dung này. Nếu các bạn có copy vui lòng dẫn nguồn. Trân trọng cảm ơn. Khanh Nguyễn | 05/11/2024