Chào mừng bạn đã đến với bài viết về chủ đề SAP Business One - Cách thiết lập GL Account trong hệ thống SAP Business One. Đây là bài viết thuộc về chuỗi Tài liệu học SAP Business One.
Khi triển khai SAP Business One, bạn cần định nghĩa G/L Accounts để sử dụng khi transactions được tạo trong các business processes khác nhau, như sales, purchasing và inventory. Việc này được thực hiện trong cửa sổ G/L Account Determination trong khu vực Financials Setup của mô-đun Administration.
- Khi chọn một pre-defined Chart of Accounts template, hầu hết Default G/L Accounts đã được định nghĩa sẵn. Bạn có thể thay đổi chúng nếu cần.
- Khi items được sử dụng trong transactions, có hai tùy chọn để xác định tài khoản (account determination): Traditional Solution và Advanced Solution.
Lưu ý! Việc đưa ra quyết định về G/L Account Determination cần luôn được thực hiện cùng với client accountant.
Cả hai tùy chọn đều dựa trên các tài khoản được định nghĩa trong cửa sổ G/L Account Determination.
Tùy chọn thứ nhất là Traditional Solution, có sẵn trước phiên bản 9.0.
- Theo Traditional Solution, có ba tùy chọn để định nghĩa Default G/L Method cho một item: warehouse level, item group level và item level. Mỗi item sẽ có một method được định nghĩa cho nó. Bạn có thể thiết lập method này trước cho tất cả new items.
- Nếu công ty sử dụng Traditional Solution, hãy chọn Default G/L Method cho new items trong General Settings, trên tab Inventory. Trong sub-tab cho items, bạn sẽ tìm thấy trường Set G/L Accounts By.
- Sau đó, bạn có thể thay đổi method cho từng item.
- Các giá trị bạn định nghĩa trong các tab của cửa sổ G/L Account Determination được áp dụng mặc định cho cả ba cấp độ (warehouse, item group, item level). Bạn có thể thay đổi Default Accounts cho bất kỳ cấp độ nào. Ví dụ, bạn có thể quản lý các inventory accounts khác nhau cho mỗi warehouse mà công ty sở hữu.
Bất kỳ khi nào bạn thêm một document tạo journal entry, ví dụ như A/R Invoice, hệ thống xem xét từng item trong document để xác định level được thiết lập cho item đó, sau đó tìm các G/L Accounts liên quan từ Default Accounts. Mỗi item chỉ có thể có một method được định nghĩa.
Lưu ý rằng, mặc dù bạn chỉ định một Default G/L Method cho new items, bạn có thể quản lý các items khác nhau với các methods khác nhau nếu kịch bản này cần thiết trong công ty của bạn. Trong ví dụ được trình bày, bạn có thể thấy rằng 3 items trong A/R Invoice có item group level được định nghĩa là Default G/L Method. Một item có item level method được định nghĩa, và bạn có thể gán các G/L Accounts khác nhau để sử dụng trong monetary transaction được tạo cho item này.
Với Advanced Solution, cửa sổ G/L Account Determination được sử dụng để định nghĩa G/L Accounts ở company level.
Ngoài ra, Advanced Solution cung cấp một centralized matrix để xác định rules cho việc gán G/L Accounts trong journal entries theo một predefined (closed) list of criteria. Do đó, giải pháp này linh hoạt hơn và nhất quán với kế toán. Đối với một new company hoặc upgraded company, Advanced Solution không phải là tùy chọn mặc định, do các cân nhắc về compatibility. Để kích hoạt Advanced Solution, vào tab Basic Initialization trong cửa sổ Company Details và chọn checkbox Enable Advanced G/L Account Determination. Khi checkbox được chọn và transactions đã tồn tại, bạn có thể bỏ chọn lại, nhưng trong trường hợp này, không có tài khoản nào được gán, và cửa sổ G/L Account Determination sẽ được sử dụng để định nghĩa G/L Accounts ở tất cả các cấp độ: warehouse, item group và item level.
Vì vậy, bạn sử dụng cửa sổ G/L Account Determination để định nghĩa company level accounts ở một nơi duy nhất. Nhiều công ty sẽ thấy company level accounts là đủ. Đối với các tailored business scenarios, bạn có tùy chọn định nghĩa rules để gán G/L Accounts trong journal entries.
Những rules này hỗ trợ:
- G/L Account determination cho Item Code, Item Group, Warehouse Code, Ship-to Country, Ship-to State, Business Partner Group, user-defined fields và hơn thế nữa.
- Cũng như multi-determination criteria, tức là sự kết hợp của các criteria.
Bất kỳ rule nào bạn định nghĩa trong advanced form sẽ có ưu tiên cao hơn (so với cửa sổ G/L Account Determination) trong việc xác định tài khoản được gán trong journal entries.
Trong ví dụ của chúng ta, OEC Computers có thể định nghĩa một revenue account riêng cho mỗi item group theo từng quốc gia (ví dụ: revenues từ printers ở Canada, Brazil và US). Khi họ chọn một item trong marketing document, ví dụ như A/R Invoice, hệ thống kiểm tra các tài khoản cần thiết cho transaction. Trong ví dụ của chúng ta, hệ thống kiểm tra inventory accounts và revenue accounts. Sau đó, hệ thống kiểm tra xem có rule nào được định nghĩa cho các tài khoản này không. Nếu có rules được định nghĩa cho các tài khoản cần thiết, hệ thống tìm rule phù hợp và chọn rule có ưu tiên cao nhất.